Пошаговое сшивание документов ниткой

Опубликовано: 21.12.2022 | Автор: Дмитрий Сергеев

С чего начать?

Перед прошивкой файлы нужно правильно их подготовить:

  1. Удалите скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в файле недопустимо.
  2. Сортируйте рабочие листы по дате, теме, алфавиту или в соответствии с требованиями вашей организации.
  3. Аккуратно пронумеруйте их простым карандашом. На обычных листах номера располагают в правом верхнем углу, на фотографиях, каратах, рисунках и схемах — на обороте (вверху слева).
  4. Выровняйте стопку. Если некоторые бумаги большого формата (карты, чертежи), сложите их. Документ свернут, поэтому он не выходит за край стопки, но в то же время его можно развернуть и просмотреть в любое время. Листы обычно собирают гармошкой, отступая от края на 3 см.

свернуть файл

Как сложить бумагу формата А2 в бумагу формата А4, подробно показано на видео:

если номер страницы указан неправильно, зачеркните его косой чертой, а вместо исправления проштампуйте слова «верить исправлению», распишитесь и проштампуйте. Пропущенные страницы нумеруются буквой «а» (12, 12а, 13). В каждом случае допускается до 5 ошибок.

Инструменты и подготовительная работа

Чтобы сшить файл нитками, необходимо определить толщину файла перед выбором соответствующего типа инструмента.

Обычно для изготовления прошивки используются следующие элементы:

  • Игла и шило.
  • дырокол.
  • Нить или тесьма.
  • файл сшивания.
  • Ножницы.
  • Канцелярский клей.

Когда у вас есть все необходимые инструменты:

  1. Соберите все документы лицевой стороной вверх и в правильном порядке.
  2. Убедитесь, что на страницах не осталось скоб или скрепок. Потому что они мешают и не нужны в последующих хранимых процедурах.
  3. Будьте осторожны, складывая листы, иначе переплетенный пакет будет выглядеть некрасиво, а участок страницы, где он был выбит, сморщится. В объемном делопроизводстве используется специальное приспособление для обвязки проволокой для выравнивания офисных документов.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает затруднений, однако необходимо учитывать некоторые нюансы:

  • В большинстве случаев номера страниц располагаются арабскими цифрами по возрастанию;
  • Номер чертежа находится в правом верхнем углу. Числа не должны входить в содержимое таблицы;
  • Если есть заявки, то их также следует пронумеровать (использовать порядковые номера);
  • Если к документу прилагается письмо с конвертом, то сначала пишется номер на конверте, а только потом на страницах письма;
  • Если вы нумеруете дело, состоящее из нескольких томов, каждый из них нумеруется индивидуально;
  • Если чертежи нестандартного формата необходимо пронумеровать, номер также ставится в правом верхнем углу. Если бумага выходит за рамки документа, она складывается и подшивается в обычном порядке;
  • При наличии нескольких сканов мелких бумажек (например, чеков) целесообразно провести опись бумажек и приложить их к пакету, пронумеровав в общем порядке.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации включает в себя:

  • систематизация файлов;
  • серийный номер;
  • Сшивание документов в папку;
  • заполнить чек-лист;
  • Оформление обложки документа.

Такой порядок архивации документов считается нормальным и предусматривает их хранение не менее 25 лет. Если файлы должны храниться более 25 лет, весь комплект будет покрыт картоном для защиты коробки с файлами. На обложке указать: название учреждения, наименование дела (заказ, счет, поведение), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой-либо причине меняет свое название, на титульном листе документа должны быть отражены оба названия, причем первое указано в скобках.

При склейке архивных файлов обращайте внимание на читаемость текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Бумага формата А3 нумеруется как один лист, сшитый с левой стороны и сложенный пополам. Если лист сложен посередине, он нумеруется как 2 листа. Рисунки, фотографии, схемы, карты нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Как можно прошить документы – способы

Способ прошивки зависит от того, где он предоставляется. Организации, которые требуют представления документов в прошитом виде, обычно дают подробные инструкции по этому поводу. Некоторые из них позволяют использовать скоросшиватели и степлеры. Другие принимают только документы, прошитые через определенное количество отверстий и имеющие полный титульный лист.

Правильно заботиться о конкретных требованиях экземпляра, в который отправляется пакет документации.
Файлы прошивки в 2-4 перфорации

Некоторые документы, такие как рабочие тетради, журналы учета и архивные документы, должны быть переплетены в твердый переплет. Имеет перфорацию (переплет) на корешке. После пришивания конец бечевки приклейте к внутренней стороне крышки небольшим кусочком бумаги и заклейте.

Документы из нескольких листов обычно сшивают с 2-3 перфорациями. В более крупных вещах для надежности необходимо зашить 4-5 отверстий.

Инструкция прошивки важных бумаг

К этой процедуре нужно отнестись очень серьезно. Если прошивка некачественная и слабая, страницы могут легко отсоединяться, что недопустимо, так как основная цель процесса — невозможность добавить новую информацию или потерять части.

Также для подачи в госорган все должно быть правильно провязано, пронумеровано и опломбировано по образцу на фото, иначе его не примут.

Два прокола

Это самая простая процедура без каких-либо сложностей. Отверстия делаются иглой или дыроколом. Прокалывать их нужно с левой стороны, где-то сзади на 1-2 см.

Затем, когда 2 отверстия будут пробиты, можно обжать края – для этого нужно будет несколько раз продеть нить через отверстия в надфиле, и, наконец, завязать узелок с обратной стороны. Поместите серийный номер в правом верхнем углу каждого листа.

Три прокола

Во-первых, нужно обратить внимание на то, где находятся отверстия. Если другого выравнивания не требуется, их следует располагать по центру левого края страницы на расстоянии 3-5 см.

При шитье документа трехдырочной нитью иглу нужно вводить в среднее отверстие сзади и выводить вперед через верхнее отверстие. Продеваем нить через нижнее отверстие сзади и затем через перед, протягивая ее в среднее отверстие. Оставьте отрезок около 7 см и завяжите его узлом.

Оформляем дела на хранение

В зависимости от срока хранения дело может быть частично или полностью переработано. За исключением кадровых дел, все дела, возбужденные в организации со сроком хранения более 5 лет, рассматриваются частично. Согласно правилам 2015 года, в следующих случаях требуется полностью зарегистрированный магазин:

  • постоянный срок хранения;
  • Временный (более 10 лет) срок хранения;
  • Документы заинтересованного лица (все документы, в том числе со сроком хранения пять лет).

Этап регистрации для каждого тома. Полная регистрация файлового хранилища на том происходит в следующем порядке:

1) количество страниц дела;

2) Разработать внутренний список дел;

3) свидетельство о зарегистрированном случае;

4) подшивание или переплет документов дела;

5) Дизайн обложки (титульный лист).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документ был предварительно пронумерован тем же лицом вверху справа и новый номер не совпадает со старым номером, зачеркните старый номер и напишите рядом с ним новый номер. Цифры, проставленные в других частях таблицы, исправления не требуют. Если в томе есть брошюры со своими номерами страниц, каждая его страница (включая обложку) получает свой номер в обычном порядке.

На каждый пронумерованный рулон может быть нанесена следующая информация:

  • всего страниц;
  • пропущенные номера;
  • буква и цифра.

Эта информация пригодится нам позже при составлении списка свидетелей по делу.

Если в томе имеется несколько пропущенных и буквенных цифр, их необходимо учитывать при подсчете количества страниц. Например, если в пронумерованном томе 100 листов, но отсутствуют 3 цифры и 2 буквенных номера, общее количество страниц в томе равно 99 (100 — 3 +2).

В правиле 2015 года ничего не говорится о количестве редакций номеров томов. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше их перенумеровать. Однако, что означает это «слишком сильное» начало, неизвестно. В таком случае советуем ознакомиться со статьей 75 Положения о работе нотариальных контор (согласно приказу Минюста России от 16 апреля, утвержденного решением Комитета ФНП от 17 декабря 2012 г, № 78 от 2014 г):

Интересно:   Как продать квартиру, у которой несколько собственников

Выписка из правил работы нотариальной конторы

75. Если при нумерации страниц дела (тома) допущено более 5 ошибок, номер страницы дела (тома) перенумеровывается

Это правило не обязательно для обычной делопроизводства, но, по крайней мере, позволяет нам узнать, сколько ошибок лучше перенумеровать том.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Не всегда необходимо составлять внутренний манифест объемного документа. Процитируем правило 2015 года:

Выписки из правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных документов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций

4.30. Осуществляется документирование бумажных дел (физических лиц, судебных дел, материалов уголовных дел, дел о присвоении ученых степеней и ученых званий, дел, связанных с выдачей авторских свидетельств и запатентованных изобретений), составляются документы внутренней инвентаризации дел.

Внутренний манифест — это тип каталога тома.

При необходимости секретарь может создавать внутренние списки для других категорий дел. Вот их взгляды на основные правила организации архивного дела (утверждены решением Федерального архивного совета от 6 февраля 2002 г):

Выдержки из Основных правил ведения архивов организаций

3.6.17. Для учета документов как постоянного, так и временного (более 10 лет) хранения составлялась внутренняя опись документов дела, учет которых определялся конкретными обстоятельствами документа (особо ценные, личные, судебные, следственные документы и т. Причина, а также постоянное и временное (более 10 лет) хранение записей, сформированных по виду документа, название которого не раскрывает конкретного содержания документа.

Поэтому возможно составление внутреннего запаса в том, содержащий основной действующий ордер (особенно если нумерация нарушена из-за неправильной систематизации) и соответствующий том, если это облегчает использование тома.

Форма внутреннего списка приведена в Правилах 2015 года (приложение 27). Опись имеет собственную нумерацию страниц, которая может быть записана автоматически на этапе создания документа в MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Подготовьте форму заверения для каждого файла дела. Таблицы также включены в Правила 2015 г. (Приложение 8). Заполнить несложно: мы уже знаем, сколько страниц в каждом томе, сколько в них страниц и буквенных номеров. Что же касается «характеристик физического состояния», то речь идет о:

  • о разорванных простынях;
  • фанера;
  • Буклеты, сшитые и запечатанные документы в составе рулона;
  • Бумага большего размера, чем большинство форматов в этом томе, а также другие нестандартные документы в этом томе (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

  • Выбираем обложку. Документы с неопределенным сроком хранения выдаются в картонной обложке, специально предназначенной для дел с неопределенным сроком хранения (рис. 1). На сайте интернет-магазина их найти проще, чем в торговом зале – этот товар не самый популярный, поэтому его часто забывают поставить на прилавок.

Папка в картонном переплете имеет широкий гибкий корешок с клейкой основой. Верхняя и нижняя крышки имеют выемки на 25 мм от левого края, что позволяет листать футляр так же легко, как книгу или копировальную бумагу.

Книга с таким дизайном обложки выглядит как обычная книга, только в большем размере. Сконструированные таким образом рулоны можно размещать вертикально на полке, не беспокоясь о том, что они погнутся и раздавят содержимое внутри.

  • Делаем обложку. Если руководство считает, что это слишком дорого, секретарю приходится использовать ножницы и картон, чтобы сделать обложку самому. Однако сделать приличную обложку можно только в том случае, если вы сможете найти картон хорошего качества, вырезанный под размер листа А4 или чуть больше. С обычной точки зрения «для детского творчества» это ни к чему хорошему не приведет.

чтобы сделать обложку своими руками, вам понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий бумажный переплет) и двусторонний скотч.

Принцип сращивания покупных рукавов и рукавов, изготовленных своими руками, одинаков:

1. Соедините нижнюю крышку, файл и верхнюю крышку вместе, просверлите отверстия и скрепите переплет.

2. Оберните мягкий материал (если самодельный — полоску бутенового каучука) за нижнюю крышку и плотно заклейте ее снизу (рисунок 2).

В результате самодельная крышка выглядит почти так же, как на рисунке 1. 3.

  • Используем дырокол. Поскольку документы переплетаются с 4 отверстиями, лучше всего использовать специальный дырокол с 4 отверстиями, который пробивает от 150 до 300 документов за раз (рис. 4, 5).

Вы также можете использовать обычный дырокол на 10 листов с двумя отверстиями, однако вам придется пробивать десять листов дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (согласно рекомендациям ГОСТ 1791472 «Крышки ящиков длительного хранения. Технические условия»), поэтому на счетчике должно быть установлено значение «888».

Перед перфорацией рулона вам необходимо выстроить файлы дела в следующем порядке:

1) Внутренняя инвентаризация (если создана);

2) документы дела;

3) Сертификат.

  • Выбираем иголку и нитку. Швейные иглы слишком маленькие, лучше использовать мешочные (так называемые «цыганки») — длинные (около 12 см) и широкое ушко. Для нити нужна прочная нить, но вы можете сложить ее несколько раз, а затем снова сложить. Шить можно и банковским шпагатом, но шить даже «цыганской» иглой непросто.

Длина нити на стандартный объем составляет примерно 1 метр. Оптимальную длину лучше всего определить для себя опытным путем – на третьем мотке будет ясно, сколько нужно. Не нужно завязывать узел на конце нити, как при обычном шитье — конец все равно будет обрезан до оптимальной длины. Если объем аккуратно проколот (проколот, просверлен), то с нарезанием резьбы проблем не возникнет, так как диаметр иглы намного меньше диаметра отверстия сверла или перфоратора.

Направление игольной нити при ушивании объема показано на рисунке 6.

После того, как два конца нити были выведены из-за рулона, завяжите его (неважно, чтобы рулон можно было не только открыть, но и при желании можно было переписать любой документ, но неслабо, чтобы листы корпуса не «гуляют») и отсекаются.

ВНИМАНИЕ: При общестроительных и кадровых работах нет необходимости вытягивать нить из внутренней части крышки и фиксировать сертификационной наклейкой. Концы обрезаются и по возможности прячутся под крышкой. Если крышки нет, они просто выводятся изнутри без каких-либо дальнейших действий.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Формат титульного листа дела приведен в Правилах 2015 г. (приложение 28). Его заполнение обычно не вызывает затруднений. Не забывайте, что первая строка титульного листа «Наименование республиканского (городского) архива» остается пустой. Если дело попадет в Национальный архив, его сотрудники сами заполнят очередь.

В левом нижнем углу титульного листа вклеивается код файла этого дела: номер фонда, инвентарный номер и инвентарный номер этой библиотеки (пример 3).

Приклейте титульный лист к обложке книги. Лучше всего клей ПВА, но обшивку нужно прижать сразу на несколько часов, иначе форзац приклеится неровно и местами сморщится. Наименее пригодны клей-карандаш (обложка отклеится через несколько часов) и канцелярский клей (он слишком жидкий и испортит титульный лист, так что его не удержит ни один печатный станок). Печатать обложки на бумаге с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клейкий слой» на них кондиционирован, и обложку можно снять, сдвинув ее одной рукой.

Поэтому алгоритм обработки постоянно хранящихся документов следующий:

Где найти правила нумерации и прошивания документов

Отсутствует спецификация, нормативный документ, регламентирующий процесс прошивки. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело и архивное дело» лишь описывает требования к нумерации и системе хранения архивных документов, но не описывает процесс.

Подробные правила нумерации и прошивки содержатся только в предложении Федерального архива на разработку технического задания на канцелярию, утвержденного Приказом № 76 от 23.12.2009. В пункте 3.5.3. Там видно, что полная регистрация корпуса включая его прошивку перед передачей в архив. Приложение 24 приказа подробно описывает процедуру.

Интересно:   Как получить ИНН физическому лицу в 2023 году, что нужно

Офисные рабочие места имеют отраслевые коды, такие как:

  • Зафиксировать указания ЦБ РФ;
  • Положение о правилах работы аппаратов органов управления, утвержденное приказом Министерства культуры № 536 от 8 ноября 2005 г;
  • Методическое разъяснение Порядка заполнения анкет для физических лиц, утвержденное приказом МНС России от 18.04.2003 № БГ-3-09/198.

Организации вправе утверждать свои правила нумерации бумажных и переплетных документов в локальных нормативных актах с учетом обязательных отраслевых стандартов.

Прошиваем документы в 3 дырки – схема

Самый распространенный способ прошивки файлов — в 3 отверстия. Схема очень проста и процесс занимает минимум времени. Пошаговые инструкции:

  1. Мы взяли кучу пронумерованных файлов.
  2. Отступаем 15см вниз от левого верхнего угла и 1,5см от края листа.
  3. Играем в первую лунку.
  4. Отступаем 3-5 см и делаем второе отверстие.
  5. Теперь отступаем 3-5 см от первого отверстия и делаем третье.
  6. В центральное отверстие с обратной стороны вводим иглу длиной 50-70 см.
  7. Продеваем иголку и нить через третье отверстие, затем через первое и потом через центральное отверстие.
  8. В результате концы нитей должны сойтись.
  9. Убираем иголку и завязываем узел как можно ближе к бумаге.
  10. Оставляем концы длиной 7 см, а остальные обрезаем.

Для того, чтобы нагляднее объяснить, как закинуть документ в три отверстия, прикрепляем картинку:
Файлы прошивки в 2 отверстия

Как пришить диплом в 3 дырочки:

Заверительная надпись

Данная процедура является обязательной и выполняется после того, как весь материал прошит и пронумерован. Сертификационная надпись представляет собой небольшую бумажку, прикрепленную узлом на обратной стороне прошивки.

В этой работе указывается количество сшиваемых листов (необходимое количество слов). Также необходимо указать, есть ли в файле поврежденная/испорченная бумага.

Запишите персональные данные лица, ответственного за склейку материала, и приложите его подпись. Надпись проставляется печатью учреждения. Штамп должен закрывать саму надпись и закрывать часть бумаги.

Как прошить файлы по госту фото

Составление описи

Типы файлов бывают разные: нужно учитывать, куда вы планируете перемещать свой инвентарь — в госучреждение, на хранение или в другую организацию. Как правило, диссертация содержит следующую информацию:

  • Сведения о передающей и принимающей организации (передающей-приемной);
  • аннотации (как называется дело, сшитое воедино);
  • перечень документов в табличной форме;
  • дата приготовления;
  • количество листов.

В конце формы составитель должен оставить подпись с расшифровкой.

Прошивка в 2 дырки

На первый взгляд нет ничего проще, чем прошить документ в 2 дырки. Но на самом деле и здесь есть свои тонкости.

Чтобы документ не помялся и не развалился при переворачивании, нужно соблюдать расстояние 10 см от верхнего угла при зашивании двух отверстий и расстояние 6-10 см между перфорациями.

Как правильно склеить документы:

  1. Равномерно укладывайте пронумерованные документы стопкой.
  2. Иголкой с ниткой прокалываем бумагу с изнанки, сзади 10 см сверху и 1,5 см от края.
  3. Отмеряем вниз 6-10 см, прокалываем и выводим иглу на спинке.
  4. Теперь нужно повторить то же самое. Снова вводим иглу в первое отверстие, а затем во второе. Получите двойной поворот.
  5. Завязываем нить. Если концы длинные, оставьте 7 см и обрежьте остальные.

строить планы:
Файлы прошивки в 2 отверстия

видео:

Прошивка в 4 дырки

Чехлы обычно сшивают с четырьмя отверстиями перед подшивкой. Как заархивировать файлы для архивации показано пошагово на видео:

Схема прошивки на 4 отверстия следующая:

  1. Сначала отрежьте 140 см нити и сложите ее пополам.
  2. Проделайте по два отверстия в верхней и нижней части стопки, отступив 2 см от края.
  3. Сделайте еще 2 отверстия в 10 см от верхнего и нижнего края.
  4. Вставьте иголку с ниткой во второе отверстие, затем в первое отверстие, затем во второе отверстие, третье отверстие, четвертое отверстие.
  5. Затем снова верните иглу на третью. Свяжите концы нити вместе.

4 прокола

Прошивка в 5 дырок

Используйте схему с 5 отверстиями, если вам нужно сшить много документов (уголовные дела, бухгалтерские документы и т.д.).

5-ти дырочная прошивка это высший уровень защиты.

Документы переплетаются по следующей схеме:

  1. Первое центральное отверстие отступаем на 15 см вниз от левого верхнего угла и на 1,5 см правее края.
  2. Следующие 4 отверстия просверливаются с шагом 2 см (два отверстия внизу центрального отверстия и два отверстия вверху).
  3. Сшитые документы начинаются в центре. Введите иглу с нитью длиной 70 см сзади. Оставить 10 см нити (защипнуть пальцами).
  4. Далее игла входит в соседнее отверстие непосредственно сверху, а затем в дальнее отверстие игла впереди.
  5. Теперь прострочите в обратном направлении до конца ряда отверстий. Игла снова появляется на лицевой стороне.
  6. Зашиваем 1 стежок в соседнее отверстие. Концы линий сходятся. Теперь вы можете связать их.

5 проколов

Порядок оформления

Склеиваемые файлы сначала сортируются по дате, и каждый файл нумеруется арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с 1. Описания не нумеруются. Для обложки обычно используют специальную бумажную папку «Дело». Для переплета стандартных типов документов используйте скоросшиватель формата А4. Если в документе есть конверты, они также нумеруются, и это происходит сначала, затем нумеруется содержимое внутри. Если в документе есть дополнительные страницы, документу присваивается номер один, а дополнительный контрольный список помещается на обороте страницы.

Если нумерация неверна, она будет аккуратно зачеркнута тонкой чертой и исправлена. Рядом с ним написано «Исправлено», и оно подписано и проштамповано ответственным лицом.

Слишком много документов (более 250) надо разбивать на тома. Каждый из них имеет свой номер. Все скобы и скрепки должны быть удалены из степлера до процесса подшивания.

Гид по кадровой документации: как правильно оформлять, и сколько ее необходимо хранить

Если речь идет о документах, касающихся личного состава, то они должны быть составлены по ГОСТу. Также рекомендуется ознакомиться со специально подготовленным Федеральным архивом справочником ГОСТ-2016. В дополнение к этому руководству вы можете использовать руководящие принципы и отраслевые нормы, для которых ранее были установлены правила прошивки. Подготовить файлы для разных отделов достаточно сложно, так как нет жесткого регламента для одной прошивки файлов. В идеале лучше всего рассмотреть абсолютно все предложения.

важная подсказка! При подготовке таких документов важно убедиться, что в файле нет документов, которые могли бы быть использованы IRS. Такие документы для сборщиков налогов необходимо передавать без фиксации, чтобы не усложнять им работу.

Также следует ознакомиться с перечнем документов, которые необходимо сдать или уничтожить в 2022 году. Ведь с 26 октября этого года штрафы за неправильное хранение документов, неграмотных бухгалтеров, ненадлежащее использование файлов выросли в десятки раз. Штрафам подлежат как должностные, так и юридические лица.

Чем делать дырки

После попытки вручную прошить документы с помощью иголки и нитки, многие люди начали искать альтернативы. Чтобы упростить задачу, помните:

  • Документ в несколько страниц протыкается толстой иглой, желательно иглой для пирсинга. Обычные иглы могут сломаться.
  • На небольшой стопке бумаги можно проколоть отверстия канцелярским шилом. Чтобы шило легко пробивало отверстия в бумаге, нужно заточить острие в форме 3 или тетраэдра и смазать его мылом.
  • В стопках среднего размера можно пробить отверстия дыроколом. Но лучше перевязать документ толстой ниткой или лентой.
  • Многостраничные корпуса можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях есть машины, предназначенные для чистки гильз.

Чтобы бумага не расползалась, вам нужно закрепить стопку скрепками. Тогда легче будет сверлить отверстия.

Как правильно нумеровать и шнуровать документы

Нужно просто пронумеровать документ по ГОСТу. Данные правила распространяются на все коммерческие организации, предприятия, государственные учреждения.

  • Ставьте цифры только в правом верхнем углу.
  • Эти цифры не встречаются в тексте.
  • Нумерация начинается со следующей после титульного листа страницы.
  • Пожалуйста, прочтите следующие правила в разделе «Правильная нумерация архивов». Нумерация и сращивание документов производится за один раз. Правильный порядок действий поможет избежать ошибок, внесения изменений при передаче документов в архив.
Интересно:   Материальная ответственность работников

Есть несколько способов правильно сшить бумагу. Единственное, что следует исключить при работе, — это степлер. Это строго запрещено.

  • в Архив принимаются папки сшитые нитками, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
  • Отверстия для ниток/шпагата можно пробить дыроколом и только с левого края.

Техника шитья/шнуровки:

  • Файлы можно хранить до 10 лет и завязывать после 3-4 проколов. Наклейте наклейки на обычную офисную бумагу.
  • Документы, хранившиеся более 10 лет, были перевязаны 5 проколами. Фиксированная наклейка на задней панели — только папирус.
  • Расстояние между перфорациями стандартное 3 см. Измеряется от середины листа.
  • Наклеивайте наклейки только с помощью клея: силикатный, ПВА, сухой карандаш, не имеет значения. Готовые покупные наклейки к использованию не подходят.
  • вам нужно завязать шнурки как минимум дважды. Шнурки должны пересекаться друг с другом. После завязывания приклейте сверху прямоугольный лист/фиксатор размером примерно 3 х 4 см.
  • Заключительный этап после завязывания шнурков – подпись, печать, чек-лист на флаере/булавке.

Что такое сшиватель для документов

Степлер — это специализированная машина для сшивания документов — переплета и сшивания. Устройство позволяет значительно сэкономить время при подготовке документов к подаче. Они легко пробивают стопки по 800-1000 листов и одновременно заправляют:

Популярные модели сшивателей документов:

  • Юнгер М168 (7000-10000 руб.);
  • Вертикальный переплетный станок УПД Д (13 000-15 000 руб.);
  • Оборудование П-600п (30 000 руб.).

Виды документации, требующей подшивки

Важно учитывать, что для постановки на учет в контролирующих органах, в том числе в налоговых органах, необходимо прошивать только отдельные виды документов, содержание которых расположено более чем на одном листе бумаги. Прошивка также обязательна при формировании тендерных материалов и папок для архивации.

Прежде чем анализировать, как правильно склеивать и переплетать документы, важно выяснить, какие типы документов требуют специальных процедур подготовки перед передачей в государственные и другие учреждения:

  • Архивные документы (материалы, подлежащие депонированию);
  • входящие и исходящие файлы;
  • Бухгалтерские отчеты (авансовые платежи, оборотные ведомости, счета-фактуры, акты выполненных работ, кассовая книга, путевые листы и др.);
  • Кадровые решения (приказы, штатные расписания);
  • Документы направляются в налоговые органы (отдельные виды), пенсионные фонды для проверки;
  • Нотариально заверенные и заверенные копии документов.

Работа в офисе – сложный и трудоемкий процесс, требующий определенных знаний и навыков. Склеенные документы удобнее хранить в системе. Тщательно защищенную бумагу практически невозможно аккуратно заменить или удалить из папки, поэтому риск подделки или потери важной информации сводится к минимуму.

Правильно сшиты по ГОСТ документации. Пример 2

Какие материалы используют для сшивания документов

чаще всего для сшивания бумаги используют банковский шпагат, лавсановую ленту или швейные нитки. Допускается грубая резьба, если такого материала нет под рукой. Если использовать хлопчатобумажную нить, следует сложить 8-10 слоев, чтобы стежки были достаточно прочными.

Опломбирование

Особых требований к процессу герметизации не предъявляется. Кадровые работники или бухгалтеры, которые ведут собственный учет, выбирают вариант проведения процедуры.

Они основаны на Правилах ведения и хранения трудовых книжек № 225, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г., пункты 40-41 которых гласят, что бухгалтерский журнал должен:

  • серийный номер;
  • шов;
  • Подписывается руководителем организации.

После надлежащей подготовки журналы необходимо запечатать или запечатать воском. В последнее время наиболее актуальна пломбировка, так как сургуч недостаточно прочный и пломбировочный материал (сургуч) уже не популярен.

Уплотнения могут быть разных видов, которые можно определить по списку разрешенных типов уплотнений. Они утверждены правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся возможные средства идентификации одноразового использования, способные предотвратить несанкционированное открытие охраняемых объектов.

Наиболее актуальными являются пленочные штампы, которые можно использовать только для делопроизводства, так как они не имеют сдерживающей силы и могут только идентифицировать наличие (наличие) вторжения.

Они очень удобны, выглядят как плоские многослойные мембраны, очень плотные и имеют форму маленьких кружочков или других форм. Надеюсь, он будет напоминать тюленя не только по форме, но и по исполнению. Для этого необходимо обеспечить:

  • уникальный номер;
  • логотип организации;
  • Название организации.

Поскольку требуется только наличие печати, а не качество печати, руководитель или уполномоченное лицо может проявить свою фантазию.

Вы можете использовать более прочные материалы, вплоть до свинцовой пластины, и кодовые идентификаторы по вашему выбору. Возможна поставка пломб с электронной памятью.

При желании вместо штампа можно использовать сургучную печать. Запечатать журнал — значит закрепить штамп на его задней внутренней стенке. Пломба должна быть прикреплена к концу нити или шнура, сшивающего магазин. После правильного подключения фиксируется на крышке магазина в заданном положении вместе с концом нити, и одновременно захватывает:

  • Лист бумаги, прикрепленный (приклеенный) к обложке журнала ниткой.
  • Приклейте часть обложки за пределы бумаги.

Таким образом создается защита, которая крепится одновременно с ниткой, бумагой для принтера и обложкой журнала. Этот идентификатор покажет, была ли запись подделана. В этом случае вам придется оторвать листочек с резьбой и снять пломбу, что будет немедленно обнаружено сотрудником, уполномоченным вести дневник.

При использовании сургучной печати необходимо расплавить сургуч, залить его в определенное положение внутри конверта и одновременно завернуть шнурок, часть листа и часть конверта.

Прежде чем сургуч успел остыть, на нем должен быть проштампован специальный штамп. Именно отсутствие штампов, специально подготовленных для штампов, сделало восковые штампы непопулярными, а марки — популярными.

После того, как сшитая учетная книжка будет проштампована или проштампована, ее можно использовать для внесения необходимых сведений.

При отсутствии штампа руководитель организации или ИП будет оштрафован трудовой инспекцией.

Как заклеить документ сзади

После сшивания документ должен быть запечатан с обратной стороны листом бумаги с удостоверяющей надписью. Несмотря на простоту, это самый важный этап. Для него умаляется весь смысл выполняемой работы.

Наклейка на обратной стороне вшитой оболочки является пломбой, которая надежно фиксирует простыню. Важно, чтобы она была заколота, перекрывая узел и частично перекрывая нить.

В организациях для запечатывания и переплета документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.

  1. Размер наклеек варьируется от 3*5см до 10*10см.
  2. Можно распечатать на принтере с частично заполненной надписью. Шаблоны пригодятся, когда вам нужно сшить и проверить большое количество документов.
  3. Далее нужно вырезать лист бумаги нужного размера, нанести клей ПВА и приклеить к обратной стороне файла, чтобы закрыть узел и часть нити.
  4. Подождите, пока клей высохнет.
  5. Подпишите по образцу: «Переплёт, нумерация и тиснение (количество страниц) (количество страниц) листов.» Одной строкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. Доказательство» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполняется).

Наконец, орган по сертификации подписывает и штампует наклейку. Важно то, что они выходят за пределы штампа, то есть приземляются на страницу документа.

Вот как выглядит обратная сторона готового сшитого файла:

Готовые сшитые файлы на спине:

Документы могут быть заверены предпринимателем, лицом, подписавшим оригинал, или лицом, которому для этого выдана доверенность.

Источники

 

  • https://gidpotkanyam.ru/proshivka-dokumentov-nitkami.html
  • https://heaclub.ru/kak-pravilno-sshivat-i-numerovat-dokumenty-v-deloproizvodstve-sposoby-pravila-gost-kak-pravilno-proshit-proshnurovat-i-pronumerovat-dokument-dlya-nalogovoj-arhiva-zhurnal-tetrad-ucheta-dogovor
  • https://www.officemag.ru/info/guide/index.php?ID=12206885
  • https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html
  • https://www.B-Kontur.ru/enquiry/528-kak-sshivat-dokumenty
  • https://www.profiz.ru/sr/7_2017/na_postojannoe_Hranenie/
  • https://clubtk.ru/forms/deloproizvodstvo/kak-pravilno-numerovat-stranitsy-v-zhurnalakh
  • https://FB.ru/article/434659/kak-pravilno-proshit-dokument-po-gostu
  • https://moneymakerfactory.ru/spravochnik/kak-pravilno-sshit-dokumentyi/
  • https://online-buhuchet.ru/kak-pravilno-proshivat-dokumenty-v-2022-godu-poshagovaya-instrukciya/
  • [https://luckclub.ru/kak-pravilno-numerovat-dokumenty-stranicy-listy-pri-podshivke-v-deloproizvodstve-dlya-arhiva]
  • [https://obumage.net/kak-pravilno-proshivat-dokumenty-v-2022-godu-poshagovaya-instruktsiya/]

[свернуть]