Фирменный бланк организации: образец составления, зачем нужен документ, содержание акт

Для чего предназначен фирменный бланк?

Фирменный стиль – это характеристика компании. Он делает ее узнаваемой

Бланк считается основной формой деловой переписки. Используемый документ:

• для составления исходящей корреспонденции;
• при оформлении информационных писем, предназначенных для контрагентов (это могут быть предложения, поздравления и другая информация);
• формировать приказ или приказы, используемые в организации;
• подготовка благодарностей работникам, поздравлений для них;
• реализация договоров с жителями или предприятиями.

Чаще всего фирменный бланк обеспечивает использование заранее созданного образца. Важно учитывать, что в документе должны быть отражены бренд, брендинг и конкретный логотип компании. Используются цветовые схемы, принятые в организации. Планируется использовать две формы бланка: электронную или бумажную. Указанные опции должны иметь одинаковое содержание и параметры, различия между ними не допускаются.

Документу отводится репрезентативная роль. Компания может легко общаться с подрядчиками, покупателями. Для корреспонденции используется стандартная форма.

Требования к оформлению

Законодательство не содержит определения фирменного бланка. По этой причине при создании актуальной акции компании придерживаются собственных убеждений и могут использовать любое дизайнерское решение. Важно учитывать положения ГОСТ 6.30-2003, в которых отражены подробные требования, имеющие форму рекомендаций, а не обязательств. Наиболее важными среди них являются:

• отражение текста разборчиво, при этом необходимо указать название компании, адрес, где она находится (указаны как юридический, так и фактический адреса);
• отразить форму ведения бизнеса (это может быть ПАО или ООО и т.п);
• если речь идет о бюджетной организации или государственном органе, указывается подведомственность;
• при создании необходимо использовать лист формата А4 или А5 (бумага должна быть стандартного качества, цветовая гамма белая, фон не должен быть светлым, при этом выбор остается на усмотрение создателя);
• сделать углубления вместо полей (справа это делается в размере 1 сантиметра, по остальным краям – 2 см).

При использовании двух и более страниц они должны быть пронумерованы. Номера выставлены посреди пустого этажа сверху. Допускается использование угловых и продольных форм. Рекомендуется использовать первый сорт, так как в этом случае происходит рациональное использование листовой площади.

Когда планируется использовать форму за границей или в регионе, это национальный язык, то необходимо продублировать текст формы на этом языке.

Образец бланка организации для ООО, скачать в формате word бесплатно

В бланке чаще всего отражается:

1. Логотип компании.
2. Название организации. Если наименований несколько (полное, сокращенное, на иностранном языке и так далее), можно указать все или некоторые из них.
3. БАНКА.
4. ОГРН.
5. Контрольная точка.
6. Юридический адрес.
7. Телефон.
8. Факс.
9. Электронное письмо.
10. Сайт компании в Интернете.

Помните, что все эти данные не являются обязательными, поэтому вы можете указать не все, а только некоторые из них. Добавление другой информации не запрещено.

Пример фирменного бланка ООО (информационная, а не проектная часть) может выглядеть так:

ООО «Заковед

111111, г. Москва, ул. Гоголева, д. 7, офис 44

Телефон/факс (495) 111 11 11, (495) 222 22 22

Электронная почта: zakovedru@yandex.ru

ИНН: 123456 КПП: 654321

ОГРН: 12121212

Образец бланка ООО скачать бесплатно здесь (в формате Word).

Регламентация реквизитов

Сведения, указываемые на бланке, регламентируются Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением 65-ст Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г.

В соответствии с указанным ГОСТ обязательным требованием к содержанию бланка является наличие в нем реквизитов, позволяющих адресату письма идентифицировать владельца бланка.

К реквизиту относятся:

• наименование хозяйствующего субъекта с указанием его организационно-правовой формы, номер ОГРН (ОГРНИП), ИНН, КПП (для ООО);
• сведения о подчиненности, если форма принадлежит, например, филиалу или структурному подразделению;
• опционально, то есть по желанию и при наличии на бланке может быть интегрирован логотип хозяйствующего субъекта;
• юридический адрес;
• контактная информация для ИП или ООО, включая адрес, факс и телефоны. При желании можно указать адреса электронной почты и веб-сайты;
• банковские реквизиты по желанию. Включение банковских реквизитов в форму рекомендуется для ИП или ООО, ведущих обширную договорную переписку.

Типографика и стиль в дизайне фирменного бланка

Главное при разработке формы указать все важные моменты, без которых форма недействительна. Важным показателем при формировании формы является типографика и дизайн. В частности, шрифт во многом определяет внешнее выражение текста. Некоторые компании не уделяют этому показателю должного внимания. Следует учитывать, что покупатели и будущие партнеры смотрят на шрифт. Содержимое текстовой части имеет приоритет.

Специалисты утверждают, что грамотная подача текста помогает убедить другую компанию сотрудничать. Это также хороший рекламный ход. Есть несколько организаций, которые разработали собственные шрифты, это помогает им стать узнаваемыми на рынке.

Какие данные должны быть на фирменном бланке

Бланк является одним из основных документов компании, поэтому он должен соответствовать всем нормам и требованиям в законодательстве, а также содержать необходимую информацию.

Как и другие официальные документы, форма состоит из двух частей. Это «капюшон» и основная часть. Как правило, заголовок содержит основные данные о компании или индивидуальном предпринимателе.

Такая информация включает:

• полное наименование компании или индивидуального предпринимателя;
• регистрационный номер компании. В случае с ООО это ОГРН, для ИП это ОГРН ИП;
• на бланке компании должен быть указан код причины создания. У ИП такого кода нет, так как он не имеет статуса юридического лица. В случае индивидуальных предпринимателей требуется внесение налогового номера предпринимателя на бланке;
• информация о расчетном счете компании. Причем необходимо ввести не только номер банковского счета, но и название банка и его идентификационный код;
• сведения о текущем юридическом адресе компании. Информация должна быть достоверной и не содержать ошибок. Неверно введенный юридический адрес может не только вызвать повышенный интерес со стороны контролирующих органов, но и лишить предпринимателя выгодного партнерства;
• помимо адресных данных, которые можно использовать для отправки корреспонденции, следует ввести и другие контакты. Это может быть адрес электронной почты, номер факса или телефона. Информация должна быть актуальной и достоверной.

Скачать Образец фирменного бланка ООО

Во избежание недоразумений информацию, записанную на бланке, необходимо время от времени проверять и при необходимости корректировать. Помимо перечисленных реквизитов, на фирменном бланке может быть размещен логотип ООО или ИП.

Советы, как сделать фирменный бланк привлекательным

Единых требований к оформлению и элементам оформления форм нет. Однако было разработано несколько советов, которые способствуют привлекательному оформлению документа. В первую очередь творец должен стремиться сохранить простоту. Это условие хоть и является стандартным, но в связи с развитием технологий приобретает актуальность в настоящее время. Под простотой понимается гармоничное использование художественных элементов, сочетать их нужно в небольшом количестве.

Мнение о том, что большое количество красочных элементов означает успешность осуществления рассматриваемого действия, считается ошибочным. Но для сравнения нужно посмотреть бренды известных компаний, они достаточно простые и лаконичные. Важно отметить, что форма и товарный знак не могут считаться содержанием документа. Это прямая подача информации. Поэтому нужно выбрать более привлекательный внешний вид. Внимание отталкивает бумага, в составе которой много ярких элементов.

Кроме того, важно понимать, что пугающий выбор цвета может быть воспринят как легкомысленный. Поэтому будет недоверие к работе компании. Второй совет по созданию документа — использовать правильный графический редактор. Указывает, что привлекательную форму можно разработать с помощью стандартного приложения Ms Office Word. Однако существует множество других программ, которые также используются при создании документа.

Такие программы, как InDesign, Photoshop, направлены на то, чтобы предоставить больше возможностей при создании фирменных бланков. При формировании действия нужно использовать такие слова, чтобы возникло желание взять его в руки и прочитать. Также в категорию советов входит правильная расстановка приоритетов. В основном нужно понимать, какая информация должна сразу бросаться в глаза. Именно эта информация дополнительно выделяется с помощью некоторых методов. Это может быть использование крупных или художественных шрифтов.

Кроме того, необходимо использовать дополнительные средства для индивидуализации. Только с помощью оригинальности компания сможет выделиться среди других компаний. Поэтому нужно использовать необычное сочетание цветов. Пятый совет — оживить рисунки. Идея очеловечить рисунок довольно креативна и добавит радости фирменному бланку. Не забудьте об отражении в брендинговом документе. Заполнение формы должно соответствовать цвету и графическим элементам, отраженным в символике компании.

Еще один совет: не нужно экономить на бумаге. Рекомендуется использовать плотную бумагу с фактурной поверхностью. Такой лист будет приятно держать в руках каждому. Если вы сможете добавить к форме особый эффект, это придаст ей оригинальности.

Необходимо обратить внимание на технику регулировки. Лучше всего создать несколько вариантов, а затем выбрать лучший. Размазывать изображение по форме не нужно.

Что будет, если использовать чужой фирменный бланк?

Гражданский кодекс не дает определения канцелярских принадлежностей. Однако не следует забывать, что существуют такие понятия, как фирменное наименование и товарный знак. Положения статей 1474 и 1484 ГК РФ указывают на то, что предприятие обладает исключительными правами на передаваемые средства, используемые для индивидуализации. Форма напрямую отражает такие моменты.

Под исключительным правом понимается запрет на использование эквивалентного или подобного элемента. Практика подсказывает, что доказать сходные свойства имени или товарного знака можно будет только при проведении исследования. Ответственность предусмотрена в виде возмещения убытков, причиненных рассматриваемым деянием. Кроме того, правонарушитель обязан прекратить использование такого имени и торговой марки. Он вправе их существенно исправить, только в этом случае им будет разрешено их использование.

Законодательством предусмотрена охрана перечисленных элементов не только целиком, но и в сокращенной форме. В этом случае сокращенное наименование часто становится самостоятельным наименованием той же компании. Например, сейчас часто можно услышать Сбербанк, а на самом деле он называется Сбербанк. Эти имена тождественны.

Ошибочные представления

Принято считать, что бланки являются частичным эквивалентом печати для хозяйствующих субъектов, не имеющих печати. Это недоразумение объясняется памятью народа о делопроизводстве в СССР 70-х годов, когда бланки были только у Совмина и КГБ.

Ввиду отсутствия частной предпринимательской деятельности документальное обеспечение предприятий и организаций в СССР осуществлялось централизованно на государственном уровне. Предприятиям и организациям были предоставлены так называемые печати, оттиск которых содержал все необходимые идентификационные реквизиты. Эти штампы действительно могут играть роль печати в определенном сегменте деловой переписки.

С развитием цифровых технологий и частного бизнеса даже те, кто вообще не занимается бизнесом, имеют возможность разрабатывать и использовать форму. Это означает, что фирменный бланк эквивалентен стандартной визитной карточке, но выполнен на листе бумаги и сопровождается текстом письма.

Исключение из закона требований о наличии печати для юридических лиц не приравнивало бланки к отсутствующей печати. В договорных отношениях и отношениях с государственными органами подпись руководителя предприятия стала равнозначной печати.

А за фирменными бланками, как было сказано выше, сохранилась «представительская» функция, призванная внушить адресату доверие к владельцу как субъекту хозяйствования.

Простые советы, как сделать бланк привлекательным

С точки зрения дизайна и художественных элементов единых требований нет и быть не может. Однако есть несколько общих советов, как сделать канцелярские принадлежности более красивыми и привлекательными.

Стремитесь к простоте

С одной стороны, это очевидное требование, хотя оно особенно актуально в условиях стремительного развития современных технологий проектирования. Под простотой понимается использование гармоничных художественных мотивов и сочетание небольшого количества (от 1 до 3) цветов. Ошибочно думать, что успех фирменного бланка зависит от большого количества элементов или ярких цветов. На самом деле, если обратить внимание на бренды мировых логотипов, их графика основана на простых мотивах.

Следует помнить, что и форма, и товарный знак — это не само содержание, а средство его подачи в наиболее привлекательном виде. Поэтому, если использовать избыток ярких цветов, рисунков, сама форма просто отвлечет все внимание от содержания сообщения.

Кроме того, аляповатые цвета придают некоторую легкомысленность и даже недоверие к компании – в связи с этим не стоит забывать, что данный документ относится к деловой переписке для служебного пользования.

Вот пример примера фирменного бланка с простым дизайном.

Используйте правильный графический редактор

Самые простые и в то же время достаточно привлекательные формы можно разработать в обычном приложении MS Office Word. Однако существует множество других программ, позволяющих эффективно обрабатывать графическую информацию и предоставляющих хороший выбор дизайна:

• Фотошоп;
• Иллюстратор;
• InDesign.

Словесная формула привлекательности формы такова: она должна привлекать внимание и вызывать желание взять ее в руки и прочитать ее содержимое.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если нет профессиональных программ, вполне можно использовать Photoshop — важно только выставить разрешение не менее 300 dpi.

Расставьте приоритеты

Следует в первую очередь решить, какая информация должна бросаться в глаза, и выделить ее всеми возможными способами – более крупным и/или художественным шрифтом, на более видном месте.

В примере ниже компания хочет подчеркнуть свой контактный номер — он напечатан крупным шрифтом слева, как и торговая марка.

Используйте дополнительные средства индивидуализации

Оригинальность всегда является эффективным средством выделиться из общего потока информации. Поэтому использование оригинальной формы, необычного сочетания цветов всегда будет бросаться в глаза и создавать более приятное впечатление, чем оформление традиционного, ничем не примечательного внешнего вида.

Оживите рисунок

В потоке повседневной информации, который в большинстве случаев носит регламентированный характер, придание эффекта анимации путем «очеловечивания» изображения может оказаться весьма плодотворной идеей.

Не забудьте о своем бренде

Форма, разумеется, должна либо содержать непосредственно логотип продукта, либо напоминать его своими мотивами: цветом и сочетаниями графических элементов.

Не экономьте на бумаге

Если вы сэкономите слишком много на бумаге, потеря изображения может привести к гораздо более высоким затратам. Самый правильный вариант – плотная бумага с гладкой фактурной поверхностью. Именно такой лист будет приятно держать в руках.

Добавьте спецэффекты

Любые дополнительные средства оригинальности помогут документу выделиться среди остальных. Используется сочетание контрастных цветов на поверхности с красивыми узорами.

Уделите внимание выравниванию

Несмотря на то, что в большинстве случаев используются угловатые формы, правила форматирования текста не столь очевидны. Им следует уделить особое внимание. Можно провести опрос среди сотрудников о том, насколько успешна та или иная альтернатива.

Не «размазывайте» картинку

Бланк является официальным документом, а не рисунком, поэтому доля художественных элементов не должна превышать четверти.

Правила типографики и стиля в дизайне фирменного бланка

В связи с тем, что фирменный бланк используется организациями довольно часто и несет рекламные функции, в оформлении важно соблюдать правила стиля и типографики:

1. В оформлении формы не следует использовать много разных шрифтов (в том числе подчеркивание и курсив).
2. Шрифт, выбранный для фирменного бланка, должен быть разборчивым и читаемым.
3. Чтобы свернуть форму в папку, сделайте отступ от левого края документа.
4. Неизменяемая информация в документе должна быть отражена в верхних и нижних колонтитулах (во избежание ошибочного изменения).
5. В связи с тем, что форму можно отправить по факсу, не используйте фотографии (или фоновые изображения) в документе).

Образцы фирменных бланков для ООО и ИП

Ответственность за разработку формы возлагается на специально уполномоченного сотрудника. Руководство компании утверждает форму. Образец акта ООО можно посмотреть здесь:

Образец бланка ООО:

Скачать шаблон для ООО 375.00 КБ

Для ИП дается несколько иная форма:

Скачать шаблон для ИП 26.00 КБ

Что содержит фирменный бланк: образец

Форма должна содержать:

• полное фирменное наименование организации;
• контактные данные (адрес, телефоны, электронная почта);
• платежные реквизиты, сайт компании, ИНН, КПП не обязательны.

Нормативные документы не обязывают компанию создавать логотипы, товарные знаки и другие художественные изображения. Однако чаще всего бланк представляет собой не только сам бланк с реквизитами, но и изображение логотипа ООО, ИП или другой компании, что позволяет стать более заметным и, как следствие, привлечь больше клиентов.

Таким образом, в простейшем виде образец фирменного бланка для организации может выглядеть так.

Или что-то.

Создание бланка своими руками: видео

Если времени совсем мало, а создать красивую, но в то же время простую форму хочется, можно выполнить работу в приложении Ms Word. Видеоурок поможет вам в этом.

А вот видеоурок о том, как создать фигуру в Photoshop.