Форма и образец транспортной накладной 2023 года

В каком случае используется транспортная накладная?

Товарно-транспортная накладная составляется, если отправитель сдает груз перевозчику для доставки получателю. То есть перевозчик предоставляет транспортное средство, в которое загружается груз, перевозит его к получателю, где транспортное средство выгружается. В этом случае заключается договор на перевозку груза. Заказы оформляются в случае присутствия представителя грузовладельца во время перевозки груза. При этом заключается договор аренды.

Чем ТН отличается от ТТН

Не следует путать две отдельные формы первички: коносамент и коносамент. Это совершенно разные формы, хотя и затрагивающие общее поле деятельности. Отличия существенны:

Содержание

Отражает условия договора перевозки и производит расчет с транспортной компанией

Представляет собой сочетание путевых листов и путевых листов в одном документе. Отражает движение ТМЦ и расчеты с перевозчиком

Область применения

Обязательно при перевозке товара через транспортную компанию или экспедитора

Обязателен для перевозки этилового спирта, алкогольной и алкогольной продукции. В иных случаях допускается не составлять и заменять другими документами

Форма

Утверждена Государственным Постановлением № 2200

Утверждено постановлением Норвежского статистического комитета от 28 ноября 1997 г. № 78

Перевозчик

Если вы заполняете ТН на перевозчика, ваша блокировка от 6 до 12 баллов.

В разделе 6 введите данные вашей компании или ИП и водителя, а всю информацию об автомобиле — в разделе 7.

После того, как водитель принял груз и подписал пункт 8, ответственность за груз переходит к перевозчику. При выдаче водитель расписывается в разделе 10.

В разделе 12 введите стоимость услуг, слева — реквизиты вашей организации, договора и уполномоченных лиц.

Кто составляет транспортную накладную?

Рассмотрим пункты 7 и 23 правил грузовых перевозок:

7. Заключение договора перевозки груза подтверждается коносаментом, выдаваемым, если иное не вытекает из договора перевозки груза, отправителем по форме согласно приложению № 4 на бумажном носителе или в форма электронной накладной.
…
23. Оформление (формирование) коносамента или ордера в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, может осуществляться перевозчиком (фрахтователем) в порядке договор с отправителем (фрахтователем), если это предусмотрено соглашением сторон.

До 1 марта 2022 года в постановлении правительства прямо указывалось, что товарно-транспортная накладная оформляется по умолчанию грузоотправителем, то есть лицом или организацией, передающими груз перевозчику (транспортному предприятию).

При перевозке грузов для личных, семейных или хозяйственных нужд накладная может быть оформлена перевозчиком (транспортной компанией).

С 1 марта 2022 года таких указаний в нормативном документе нет, т.е путевой лист может оформить любой участник перевозки.

Важно понимать, что коносамент изначально заполняется не полностью. Некоторые поля должны быть оставлены пустыми, так как они заполняются во время транспортировки или при погрузке или разгрузке груза.

28. После завершения погрузки перевозчик (водитель) подписывает товарно-транспортную накладную и при необходимости указывает свои замечания и оговорки при приемке груза в пункте 8 бумажной накладной или в электронной накладной.

70. При оформлении накладной на бумажном носителе при подаче транспортного средства под выгрузку грузополучатель фиксирует в накладной в присутствии перевозчика (водителя) фактическую дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, а также состоянии груза, тары, упаковки, маркировки и пломбы, весе груза и количестве посылок и (или) сообщает об отказе в приеме груза с указанием причин (при их наличии). Перевозчик (водитель) делает оговорки и отмечает (при наличии) дату и время прибытия или отправления, состояние груза, тару, упаковку, маркировку, опечатывание, вес груза и количество посылок.

Например, после завершения загрузки водитель подписывает накладную и указывает в ней свои комментарии. А при разгрузке транспортного средства и водитель, и получатель вносят данные в путевой лист.

Это означает, что коносамент, который предъявляется в ГИБДД, не обязательно заполнять полностью.

Важные требования к оформлению

Для того чтобы правильно заполнить форму, ответственному сотруднику важно оценить требования:

• документ является подтверждением заключения договора на перевозку грузов;
• один бланк ТП выдается на одну поездку с транспортным средством, независимо от количества сторон. Исключение: условиями договора предусмотрен иной порядок;
• если отправка доставляется несколькими транспортными средствами, необходимо оформить отдельный ТН на каждое транспортное средство;
• в стандартной ситуации ТН на перевозку грузов оформляется в трех экземплярах, по одному на каждую из участвующих сторон: отправителя, перевозчика и получателя. Но количество сторон уменьшается, например, когда перевозку осуществляет покупатель или продавец;
• по общим правилам отправитель оформляет документ. То есть лицо, которое производит отгрузку товара. Но стороны предусматривают в договоре иные условия;
• при внесении исправлений в уже подготовленный документ запись об исправлении заверяется подписью ответственного лица с указанием должности и Ф.И.О.

ВАЖНО: Коносамент подписывается только ответственными лицами, уполномоченными на совершение таких действий посредством приходных документов или доверенностей.

Что нужно указывать в форме

Каждый участник логистической операции должен знать, как заполнять путевой лист – готовый образец правильного оформления путевого листа всегда должен быть в наличии у сотрудников, ответственных за документооборот.

Для отправителей

В статусе стороны, отправляющей товар, могут быть продавцы, покупатели и экспедиторы, в обязанности которых входит внесение большей части информации об условиях перевозки. Помимо заголовка ТН, в котором указываются дата, регистрационный и порядковый номер экземпляра и приложения, обязательны также следующие разделы:

• 1. «Отправитель». Данные физического или юридического лица, ИНН, адрес и контактная информация. В составе экспедиторских отправлений также наносится дополнительная отметка и заполняется раздел 1а.
• 2. «Получатель». Идентично предыдущему пункту, только на этот раз о другой стороне, участвующей в процессе.
• 3. «Загрузить». Расширенная колонка, обеспечивающая ввод максимально подробных данных о транспортируемом объекте. Указываются номенклатурное наименование, количество упаковок, габариты и вес, наличие потенциально опасных веществ, а также объявленная ценность, которую можно получить в ТН или УПД (универсальный передаточный документ). При отсутствии информации по отдельным позициям применяется строка.
• 4. «Сопроводительная документация». Полный список с реквизитами счетов-фактур, справок, паспортов, сертификатов и т д. Чем подробнее, тем лучше с точки зрения потенциальных налоговых проверок.
• 5. Инструкции отправителя. Перечень требований определяется спецификациями и характеристиками перемещаемой продукции и является обязательным для логистической компании.
• 6. «Прием груза». Указание сведений о подразделении, выпускающем товар, а также адреса склада, даты и времени отгрузки. В процессе передачи фиксируются фактические даты прибытия, состояние лота, масса и количество мест. Засвидетельствовано отправителем, водителем автомобиля и, при необходимости, отправителем доставки.
• 7. Сдаться. Аналогичен предыдущему разделу, но на этот раз вносится информация о процессе выгрузки продуктов.
• 15. «Подписи сторон». В соответствии с правилами и примерами оформления накладных на перевозку грузов, приведенными в образцах заполнения бланков ТТН и ТН, подписывающие лица являются ответственными уполномоченными лицами; Личная информация и должность являются обязательными. Следует отметить, что данный раздел заполняется всеми участниками логистической операции.

Для перевозчиков

Водитель, ответственный за фактическую перевозку, расписывается в пунктах 6 и 7 при приемке и сдаче. Кроме того, следующие графы заполняются перевозчиком.

• 8. «Условия перевозки». Перечень факторов, позволяющих отнести объект к категории утраченных, стоимость услуг терминального хранения, санкции за нарушения операционных процессов и т д. По умолчанию правила регулируются Уставом автомобильного транспорта.
• 9. «Сведения о принятии к исполнению». Дата получения заказа на выполнение логистических услуг и данные ответственного сотрудника. Закон отводит три рабочих дня для обработки заявлений, официально полученных от отправителей.
• 10. «Перевозчик». Подробности и информация о компании, осуществляющей перевозку, ФИО водителя, телефон для оперативной связи.
• 11. «Автомобиль». Номер автомобиля, марка, грузоподъемность и форма собственности – аренда, лизинг или собственный транспорт.
• 12. «Оговорки и уведомления». Комментарии о состоянии груза, которые оцениваются в процессе приемки.
• 13. «Разные термины». Дата и номер разрешения на оказание логистических услуг, планируемый маршрут движения (при перевозке опасных или крупногабаритных объектов) и прочее
• 14. «Переадресация». Графа заполняется водителями при изменении изначально заявленного адреса доставки.
• 16. «Стоимость услуг и расчет вознаграждения». Алгоритм определения суммы к оплате отправителем, включая НДС, а также банковских реквизитов. При отсутствии сведений в этом разделе к ТН необходимо приложить другой первичный документ, подтверждающий расходы на логистику, например УПД.

Для грузополучателя

Сторона, являющаяся получателем груза, заполняет пункт 7 в присутствии представителя перевозчика с указанием времени подачи автомобиля под разгрузку, состояния партии, веса и количества мест. В случаях, когда груз доставляется в исправном крытом транспорте, в опечатанной и опломбированной таре, детальная проверка с участием водителя или экспедитора считается необязательной.

В случае рекламации соответствующая информация вносится в пункт 17 — «Примечания», который также могут заполнять другие участники логистической операции. Все факты о нарушениях, повреждениях или отклонениях должны быть задокументированы с применением действий, являющихся доказательствами при рассмотрении юридических споров.

Как исправить ошибку в ТН

Неправильно написанный документ можно исправить в бумажных копиях. Строка с ошибкой перечеркнута одной сплошной линией, что позволяет выявить смысловое содержание написанного. Затем вносятся правильные данные, ставится отметка «исправлено» и вносятся дата, время, подпись и реквизиты ответственного лица.

Как правильно заполнить транспортную накладную (образец)

Коносамент достаточно большой для заполнения, состоит из нескольких разделов и содержит подробные сведения об отправителе, получателе груза, условиях доставки и т д. Заполнение коносамента начинается с внесения сведений о номере экземпляра, дате и номер заявки.

1. В первой части указывается владелец груза — его полное наименование, адрес, банковские реквизиты, номер телефона. Пример заполнения коносамента, представленный ниже, содержит всю информацию, которая должна быть в этом разделе;
2. Вторая часть содержит ту же информацию о получателе: имя, адрес, банковские реквизиты, номер телефона;
3. Накладная – порядок заполнения третьей части: в ней указываются сведения о грузе наименование отправляемого груза, его состояние и другие необходимые сведения о грузе;
4. Образец заполнения коносамента в разделе 4 содержит информацию о сопроводительных документах на груз;
5. Следующий раздел содержит инструкции отправителя. Правила заполнения пятой части: в ней должны быть указаны особые требования к грузоперевозкам, если это необходимо;
6. Шестая часть содержит информацию о приемке груза: адрес, дату, время прибытия и отправления, вес, количество, фактическое состояние груза. Образец заполнения ТН наглядно покажет, что в этой части подписи водителя и отправителя совмещены с расшифровкой подписи и указанием должности;
7. Седьмая часть содержит информацию о сдаче груза под выгрузку (адрес, дата, время, вес, количество, фактическое состояние). Кто выдает коносамент? Подписи водителя и получателя груза устанавливаются с расшифровкой подписи и указанием должности.
8. Условия перевозки.
   Выдача путевого листа (пример заполнения):
   в этом случае указать особые условия перевозки или временного хранения на складе, сведения о неустойках, предусмотренных в договоре перевозки;
9. Следующий раздел содержит информацию о том, что заявка принята к исполнению;
10. Десятая часть содержит информацию о перевозчике: наименование, адрес, телефон, а также ФИО и номер телефона водителя. Образец коносамента четко покажет порядок, необходимый для заполнения этого раздела;
11. Следующий элемент содержит информацию о транспортном средстве, на котором перевозится груз: марка автомобиля, номер и т д
12. Следующий раздел содержит любые комментарии, относящиеся к конкретному оператору.
13. При необходимости оговариваются другие условия. Пример заполнения коносамента в этом разделе: перевозка опасных негабаритных грузов.
14. Четырнадцатая часть заполняется, если изменилось место доставки товара.
15. В части пятнадцатой указывается стоимость услуг перевозчика и порядок расчета платы за перевозку.
16. В шестнадцатом пункте дата составления счета-фактуры проставляются подписи сторон.
17. Последний раздел содержит отдельные ярлыки для всех сторон, включая перевозчиков.

Кто печатает ТТН при доставке от транспортной компании? Если покупатель заключает договор с транспортной компанией, он оформляет коносамент, где указывает себя отправителем.

В Беларуси, куда мы часто получаем довольно крупные поставки товаров, используется другая, но тоже стандартная форма 2-ТН. Образец заполнения приводить не будем, т.к это все же тема в другой стране. Уточним только, что путевой лист по форме ТН-2 утвержден приказом Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192 и в России не применяется.

Заполнение документа не вызовет никаких проблем, если вы внимательно прочитаете образец ниже и будете соблюдать все правила заполнения коносамента.

Сколько экземпляров транспортной накладной нужно составить?

Коносамент составляется (оформляется) на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве.

Товарно-транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3-х экземплярах (оригиналах) для отправителя, получателя и перевозчика соответственно либо создается в виде электронной товарно-транспортной накладной.
…
В случае использования в качестве первичного учетного документа накладной в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» для отправителя оформляется четвертый экземпляр (подлинник) накладной на бумажном носителе.

Минимальное количество накладных – 3 экземпляра (для отправителя, получателя и перевозчика). Если транспортное средство осуществляет несколько однотипных перевозок, допускается оформление на них одной путевой накладной.

Четвертый экземпляр счета-фактуры при необходимости может быть подготовлен для бухгалтерии отправителя.

При погрузке перевозимого груза на разные транспортные средства составляется (оформляется) количество путевых листов, соответствующее количеству используемых транспортных средств.

Если груз перевозится на нескольких транспортных средствах, количество путевых листов должно соответствовать количеству транспортных средств. При этом каждый из счетов-фактур должен быть в 3-х экземплярах.

Общие сведения

Подготовка документа необходима в случаях, когда перевозку товарной продукции осуществляет привлеченная логистическая компания, с которой заключен соответствующий договор, либо экспедитор с соответствующим правом, выступающий в роли отправителя. Заполненная товарно-транспортная накладная представляет собой товарно-транспортную накладную, образец оформления которой един для всех организаций — он подтверждает наличие договорных отношений между субъектами права.

При вводе данных в форму важно внимательно следить за соответствием вводимой информации, включая адреса, регистрационные номера, наименования юридических лиц, номенклатурные наименования грузов и т.д.право подписи. Выявление налоговыми органами отклонений и недостатков является основанием для признания общей отчетности недействительной и, как следствие, основанием для отказа в предоставлении вычетов по НДС.

Какой бланк использовать

Использовать единую форму из приложения № 4 к решению № 2200. Структурированная форма соответствует требованиям к первичной документации, установленным законодательством о бухгалтерском учете. Но разрешено работать и в других формах. Например, заполнив единую форму или создав индивидуальную структуру. Но чаще всего используется единая форма ТН.

ВАЖНЫЙ!

Новую форму необходимо использовать с 03.01.2022. А с 01.01.2022 разрешено электронное заполнение ТН.

Бланк (форма) транспортной накладной в 2023 году

Правила перевозки грузов автомобильным транспортом обновлены с 1 марта 2022 г. Приложение № 4 к этим правилам содержит новую форму путевого листа на 2023 г., которая отличается от предыдущей:

Скачать бланк коносамента (pdf)

Счет-фактура представлен в формате pdf, его можно заполнить как в электронном виде, так и от руки.

Запись. Предыдущую форму счета-фактуры, которая использовалась до 1 марта 2022 года, можно скачать здесь.

Если исполнитель — посредник

Заказчик может заключить договор не напрямую с перевозчиком, а с посредником — экспедитором. Такой договор называется экспедиционным договором. Посредник берет на себя всю или часть организации перевозки: выбирает транспорт, проверяет доставку и документы. Но есть нюансы: экспедитор может принять груз на свой страх и риск, в таком случае он сам будет отправителем. А принять не может и отправителем товара в этом случае будет заказчик.

Можно ли использовать один бланк для нескольких перевозок

Современные технологии позволяют разрабатывать сложные цепочки поставок. Но надзорные органы рекомендуют использовать один ТН на одну партию товара, один вид транспорта между одним отправителем и одним получателем. Например, если грузовик доставляет грузы разным поставщикам на разные склады, ТН оформляется на каждого грузополучателя и склад. На каждый автомобиль и каждую партию составлен отдельный ТН.

Грузоотправитель

Если вы осуществляете доставку, заполните заголовок счета и разделы 1–5, 8, 11–12. А если вы перевозите грузы на своей машине, то секций перевозчика: от 6 до 12.

Для юридического лица в разделе 1 «Отправитель» укажите все реквизиты: наименование, адрес, ИНН и телефон. Физические лица вводят свои фамилию, имя, отчество, ИНН и номер телефона.
Если имеется договор экспедиции и груз передается экспедитору под его ответственность, внесите его данные в раздел 1 и отметьте галочкой «является экспедитором». При этом заполните раздел 1а реквизитами заказчика.

Если посредник не завладел товаром, внесите данные клиента в раздел 1.

Раздел 2 «Получатель» заполняется так же, как и раздел 1, только с данными получателя. И добавить адрес доставки тоже.

В разделе 3 укажите все, что вам известно о перевозимом грузе. Некоторые поля не всегда заполняются.

При наличии сопроводительных документов, таких как сертификаты, сертификаты, счета-фактуры, внесите их в раздел 4.

А свои пожелания перевозчику изложите в разделе 5. Здесь вы можете, например, написать практический срок доставки или при какой температуре хранить товар.
раздел 8 подписывается теми, кто доставляет и получает товар. Введите их данные и фактическое время загрузки.

Вы можете использовать РНН не только как товаросопроводительный документ, но и как первичный документ для списания транспортных расходов. Для этого необходимо заполнить раздел 12 и выдать четвертый экземпляр счета-фактуры. В правой части раздела 12 внесите договор перевозки, данные грузоотправителя и представителя организации. А стоимость доставки с учетом налогов и без них напишет перевозчик.

Порядок оформления транспортной накладной (с марта 2022 года)

Основные правила
Когда выпущено	При доставке грузов по договору перевозки
Кто составляет	Как правило, лицо, являющееся грузоотправителем по договору перевозки
Какой груз указан	Одна или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве (V)
В какой форме находится	Можно составить на бумаге, либо оформить в электронном виде ТН
Кто подписывает	Грузоотправитель (лицо, которое загружает в транспортное средство), грузополучатель (или уполномоченное лицо) и перевозчик (водитель). Водитель не может действовать от имени обеих сторон договора перевозки
Какая информация предоставляется об участниках перевозки (отправитель, получатель, перевозчик и т.д.)	Для юридического лица: ФИО, ИНН, адрес местонахождения, номер телефона. Для физических лиц: ФИО, ИНН, номер телефона
Электронный ТН
Нужно ли дублировать электронный ТН на бумаге	Не обязательно
Какие подписи использовать	Расширенные квалифицированные электронные подписи (ECES). Водитель вправе использовать простую электронную подпись, либо усиленную неквалифицированную ЭП (при условии последующей подписи перевозчиком ТН для своего УКЭП)
Бумага ТН
Сколько экземпляров выпустить	Три копии (оригиналы): для отправителя, получателя и перевозчика. Если ТН используется как первичный учетный документ, требуется четвертый экземпляр — для отправителя

Образец заполнения транспортной накладной

Скачать образец листа (pdf)

Примечание 1. В образце заполняются только те поля путевого листа, которые необходимо заполнить до начала движения автомобиля с грузом. Это означает, что именно в таком виде документ можно предъявить сотрудникам ГИБДД.

Примечание 2. Пример предыдущего счета, использовавшегося до 1 марта 2022 г., можно скачать здесь.

Ответственность за отсутствие транспортной накладной

Перечень санкций, предусмотренных за нарушения этого типа, можно найти как в Законе о налогах, так и об управлении. Для водителей, которые перевозят груз без сопроводительных документов, штраф составит 500 рублей, а вот в случае с организациями все гораздо серьезнее. Первичная документация необходима для подтверждения затрат на логистику – без нее практически исключена возможность обоснования заявленных затрат и, как следствие, получения вычета по НДС. Обнаружение данного факта при выездной проверке является основанием для наложения штрафа (ст. 122 НК РФ), размер которого составляет 20% от суммы задолженности, плюс пени за несвоевременную уплату.