Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника

Что должно быть в письме

Единой законодательно установленной формы гарантийного письма не предусмотрено, но содержание должно четко отражать намерение собственника предоставить свое помещение в пользование после прохождения контрагентом государственной регистрации. Суть документа, подготовленного гражданином или компанией, одинакова, отличаются только нюансы оформления. При составлении гарантийного письма следует руководствоваться правилами деловой переписки, а именно:

• нарисовать на листе бумаги формата А-4;
• желательно в печатном виде;
• прописать все реквизиты предприятия и данные гражданина, участвующего в договоре аренды;
• для юридических лиц — подготовить документ на фирменном бланке, заверить подписью и печатью на голове.

В документе должно быть указано следующее:

1. сведения о владельце недвижимости:
   • для компании — полная информация;
   • для гражданина — паспортные данные, с адресом регистрации (проживания) и контактами.
2. наименование коммерческого субъекта, с которым будет осуществляться аренда;
3. подтверждение согласия на аренду помещения;
4. гарантия законности прав на помещение и его беспрепятственного перехода к контрагенту.

К письму необходимо приложить копию свидетельства о государственной регистрации права собственности на помещение. Если помещение предоставляется арендатором, то заключается дополнительный договор аренды. Кроме того, при смене места жительства необходимо приложить вновь заключенный договор найма жилья.

Пример гарантийного письма от физического лица

В чем заключается необходимость предоставления гарантийного письма

ИФНС проверяет достоверность сведений, предоставляемых для процедуры регистрации ООО. Это условие также распространяется на обращения юридических лиц в организацию, находящуюся в процессе создания. Для подтверждения подлинности необходимо иметь гарантийное письмо на доставку адреса юридического лица. Это:

• доказательство того, что зарегистрированный адрес компании действительно существует;
• гарантия того, что при успешной регистрации собственник помещения сдаст его вновь созданной организации;
• доказательство того, что арендодатель является законным собственником коммерческого помещения, не нарушает интересы третьих лиц.

Гарантийное письмо ни к чему не обязывает собственника помещения, даже если в письме изложены основные условия будущей сделки, оно не считается предварительным договором.

Нужно ли предоставлять письмо в налоговый орган?

Рекомендуем отправить гарантийное письмо в налоговую инспекцию. Даже если этого не требует закон.

Исходя из практики, без отправки налогового письма такое письмо можно проверить.

Налоговый инспектор вправе проверить правильность сведений, предоставленных регистрируемым лицом, а также произвести осмотр помещения. Налоговые органы неоднократно выявляли случаи фиктивной регистрации, например, по несуществующим адресам, в снесенных или аварийных домах.

При отсутствии гарантии невозможно проверить наличие у зарегистрированной организации недвижимого имущества. В этом случае налоговый орган вправе отказать в регистрации.

Будьте внимательны, гарантийное письмо не является предварительным договором. Арендодатель и лизингополучатель вправе отказаться от совершения сделки, даже при наличии гарантийного письма.

Кто составляет гарантийное письмо

Письменное гарантийное письмо составляется арендодателем, который выражает готовность сдать в аренду какой-либо организации принадлежащее ему коммерческое помещение. На законодательном уровне не оговорено, кто будет собственником сдаваемого в аренду помещения. Таким образом, арендодателем может быть как юридическое лицо, так и физическое лицо. Поэтому гарантийное письмо с указанием юридического адреса могут оформить как физические, так и юридические лица.

Характерных отличий между гарантийным письмом, составленным юридическим лицом или физическим лицом, нет. Но есть некоторые особенности. Давайте рассмотрим их ниже.

Составитель гарантийного письма — юр лицо. Документ должен быть составлен на бланке предприятия, содержать его реквизиты и печать этой организации. Поскольку утвержденной формы и формы гарантийного письма не существует, оно пишется произвольно. Требуется внести информацию о помещении, реквизиты и информацию о арендодателе (не забудьте указать контактный телефон), а также поставить печать (при наличии).

Если хозяин лицо. При этом должна быть оформлена письменная гарантия на бумаге формата А4 с указанием фамилии, имени и отчества, номера телефона физического лица и всех характеристик помещения. Подпись ставится внизу письма.

Согласие собственника нежилого помещения

Пример согласия собственника нежилого помещения на регистрацию ООО

• Сформировать документы автоматически Укажите свои данные в форме, загрузите уже заполненные документы: заявление по форме Р11001, устав, решение/протокол для участников, договор о создании компании и инструкции по подаче Сформировать документы
• Гарантийное письмо от владельца-физического лица

Если у вашей компании нет собственного помещения, вы можете воспользоваться одним из вариантов аренды для получения юридического адреса перед регистрацией:

1. Аренда коммерческих помещений (офис, торговая точка, склад). Вы будете иметь право пользоваться помещением, а также сможете получать по этому адресу официальную корреспонденцию и, при необходимости, принимать чеки
2. Аренда юридического адреса. Вы не сможете пользоваться помещением по этому адресу, но адрес можно указать как почтовый адрес. Кроме того, некоторые компании с юридическим адресом предлагают секретарские услуги по телефону и, при необходимости, налоговые встречи

В обоих случаях нужно письменное согласие собственника, для нежилого помещения это называется гарантийным письмом. Помимо согласия на предоставление юридического адреса, собственник обязуется заключить договор аренды помещения после регистрации ООО.

Гарантийное письмо можно написать в произвольной форме, оно должно содержать следующую информацию:

• Название документа («Гарантийное письмо»)
• Название проверки
• Данные собственника: для лица — Ф.И.О., для организации — ИНН, КПП, адрес
• Контактный телефон владельца
• Свидетельство о согласии на предоставление помещения для регистрации бизнеса
• Характеристики помещения: назначение (торговое, офисное, складское и т.п.), площадь, адрес, этаж
• Указание на то, что данное помещение принадлежит собственнику на законных основаниях, оно не заложено, не арестовано, без обременений
• Указание о намерении заключить договор аренды после регистрации ООО
• Дата документа
• Подпись владельца (для компании — подпись руководителя) с распечаткой
• Распечатать (если есть)

Помещение, адрес которого вы предоставляете как юридический, должно соответствовать следующим требованиям:

• Находясь в здании
• Соблюдайте цель, указанную в гарантийном письме
• Если это адрес массовой регистрации, то здание должно подходить для регистрации большого количества компаний – бизнес-центр, крупное офисное здание

Способы передачи письма в налоговую

Письменная гарантия направляется в регистрирующий орган вместе с комплектом документов для регистрации юридического лица. Это можно сделать лично или через представителя. Во втором случае потребуется нотариально заверенная доверенность. Также можно воспользоваться электронным сервисом на официальном интернет-портале налоговой службы, отправить документацию по почте (ценное письмо с описанием вложения) или через курьерские службы.

Когда ФНС получит документ, инспекторы могут связаться с арендодателем для подтверждения достоверности всей предоставленной информации. Официальное гарантийное письмо не требуется, если юридический адрес находится по месту регистрации учредителя или руководителя организации.

Регистрация компании по домашнему адресу допускается при условии, что учредитель является собственником помещения. Если помимо него есть еще несколько владельцев, необходимо получить их письменное разрешение. В Альфа-Банке вы можете бесплатно зарегистрировать ИП и ООО без посещения налоговой инспекции и уплаты госпошлины. Для заполнения онлайн-заявки нужен только паспорт и СНИЛС.

Правила составления и содержание гарантийного письма

Обращения, имеющие характер гарантийного письма на юридический адрес, пишутся произвольно, разборчивым почерком или распечатываются на современной оргтехнике.

Поскольку такое заявление в налоговые органы носит официальный характер, оно составлено с учетом правил деловой переписки:

1. В правой верхней части листа оформляется так называемая «шапка» документа, в которой указывается, куда направлять сведения о собственнике помещения.
2. Назвав документ, перейдите с новой строки в текстовую часть. Суть содержания заключается в подтверждении намерения заключить договор аренды после регистрации в ЕГРЮЛ и предоставления права пользования помещением.
3. Завершается сообщение подписью, расшифровывающей инициалы отчества, фамилии лица, подтверждающие, что помещение будет передано в законное пользование субъекта после внесения сведений в ЕГРЮЛ.

Отметим, что такие гарантии могут быть даны:

• лицо, которому указанное помещение принадлежит на праве продажи, полученном по наследству или на иных законных основаниях;
• руководитель любой формы собственности предприятий и организаций, уполномоченный принимать решения об аренде или субаренде объектов имущества.

Особых отличий в составлении письма, подтверждающего юридический адрес, нет, покажем это на приведенных образцах:

Гарантийное письмо на юридический адрес от физического лица

Если вы регистрируете ООО по домашнему адресу руководителя, для регистрации юридического адреса гарантийное письмо не требуется. В этом случае необходимо получить согласие собственника помещения и, возможно, других зарегистрированных в нем лиц. Уточняйте требования в контроле, где планируете регистрироваться.

Гарантийное письмо на юридический адрес от физического лица требуется в ситуации, когда лицо является собственником арендуемого организацией помещения. Готовится по аналогии с письмом от юридического лица, но реквизиты компании здесь уже не фигурируют. Только фамилия, имя, отчество гражданина, его согласие на регистрацию такого-то ООО по такому-то адресу, заверение, что он является собственником, что не нарушает интересы государства и третьих лиц сторон путем заключения договора аренды и так далее.

Пример гарантийного письма на юридический адрес от собственника-физического лица

Интересно, что собственник нежилого помещения имеет право выдать себе гарантийное письмо, если он выступает учредителем ООО и желает использовать принадлежащее ему помещение в качестве юридического адреса. Такое письмо составляется как гарантия аренды, выдаваемая юридическому лицу физическим лицом.

Письмо от собственника помещения для регистрации юридического лица

Несмотря на то, что законодательство РФ не требует гарантийного письма от собственника здания при регистрации компании, в реальной жизни без такого документа регистрация не осуществляется. Таким образом ФНС страхуется от регистрации учреждений по ложным адресам.

Что требуется в этом случае от собственника здания?

• Копия правоустанавливающего документа (нотариально заверенная).
• Копия договора аренды (при предъявлении оригинала).
• Гарантийный документ о том, что помещение сдано в аренду данному учреждению.
• В случае субаренды такое условие должно быть указано в гарантийном письме (то же самое должно быть в договоре аренды).
• При сдаче здания в субаренду доставляется письмо от основного арендатора.

Часто возникает вопрос – обязан ли собственник здания, выдавший учреждению гарантийное письмо перед регистрацией, подписывать договор аренды здания по указанному адресу? Следует отметить, что договор заключается по свободному волеизъявлению участников, поэтому заставить арендодателя сдать здание в аренду невозможно.

Такое письмо является лишь документом, информирующим собственника о том, что в принадлежащем ему здании планируется зарегистрировать учреждение, и он с этим согласен. Арендатор, зарегистрировавший заведение по данному адресу, вправе отказаться от аренды.

Каждый владелец здания, как физическое, так и юридическое лицо, имеет право выдать гарантийное письмо.

Законодательством не предусмотрена единая форма такого письма. Поэтому гарантийное письмо делового стиля составляется в соответствии с общепринятыми правилами написания служебных писем. Для юридического лица такой документ желательно подготовить на фирменном бланке, для физического – на листе формата А4.

В гарантийном бланке должна быть указана следующая информация:

• Данные владельца недвижимости, подписавшего гарантию.
• Наименование налогового органа, зарегистрировавшего учреждение.
• Полный адрес места аренды, характеристики объекта.
• ФИО руководителя и наименование будущего учреждения.
• Обещание сдать здание по запросу.

К документу прилагается ксерокопия свидетельства о праве собственности на недвижимость по указанному юридическому адресу. Собственник здания после подачи материалов на регистрацию учреждения должен быть доступен для связи по указанным контактным данным. Не исключено, что ФНС свяжется с собственником недвижимости для подтверждения регистрационных данных. При отсутствии такого подтверждения от собственника ФНС может отказать учреждению в регистрации по указанному адресу.

Документ от физического и юрлица – в чем разница?

Составителем могут выступать как физические, так и юридические лица. Будет ли разница в том, какой документ они должны подготовить для подачи в налоговую инспекцию?

Закон не предъявляет особых требований к регистрации. Поэтому гарантия как от юридического, так и от физического лица пишется исключительно по правилам, сложившимся в ходе хозяйственных операций. Однако определенная разница проявляется, если регистрация осуществляется по месту жительства будущего управляющего, являющегося единственным учредителем вновь создаваемой организации:

1. Если будущий юридический адрес предоставляется другой организацией (собственником или арендатором помещения), в документе должно быть четко выражено желание заключить после завершения регистрации договор аренды или субаренды помещения.
2. В случае, если регистрация происходит по месту жительства учредителя, письмо может и не понадобиться. Однако в этом случае потребуется письменное согласие собственника и других лиц, прописанных в помещении.
3. Если же основанием для земельной регистрации является не жилая квартира, а иное имущество, принадлежащее частному лицу, то письмо оформляется точно так же, как и в случае с юридическим лицом. Единственное отличие будет заключаться в том, что сведениями о составителе гарантийного письма будет не официальное наименование организации-собственника (или арендатора), а персональные данные жителя, которому принадлежит данное помещение.

Требования к юридическому адресу

Для понимания обоснованности требований к правильности указания адреса, по которому будет зарегистрирована вновь создаваемая организация, важно знать, для чего это необходимо.

Информация о том, где можно найти руководство в организации, важна для полноценного осуществления дальнейшей деятельности:

• надзорные мероприятия за соблюдением обществом, организацией законодательных и правовых норм осуществляются органами государственной власти;
• вся деловая переписка будет отправляться на адрес, указанный при регистрации;
• при заключении официальных договоров будет прописан этот адрес, на который можно будет обращаться с претензиями в случае невыполнения обязательств.

Учитывая эти моменты, фиктивные адресные данные недопустимы.

По логике будет вполне разумно отказать в регистрации (фирмы, компании, ООО, АО и так далее), если по юридическому адресу, указанному в гарантийном письме:

• уже зарегистрировано значительное количество различных организаций;
• это объект незавершенного строительства;
• находятся государственные структуры (например, прокуратура или суд);
• построек нет (хотя раньше там было здание, но с годами оно было разрушено).

Особенно в последние 2 года организации столкнулись с проблемой получения юридического адреса, это связано с реализацией государством борьбы с фиктивными компаниями и «противоотмывочного законодательства» (115 ФЗ).

Ответы на частые вопросы

1. Требуется ли заверение гарантийного письма?

Нет. К нотариусу обращаться не обязательно, достаточно простой письменной формы. Для надлежащей регистрации достаточно подписи с печатью руководителя компании или обычной подписи физического лица. Однако по желанию сторон возможно нотариальное заверение документа.

Нужно ли при подаче в налоговую подтверждать копии свидетельства о государственной регистрации права собственности на помещение и договора аренды? Если да, то как?

Копия свидетельства о праве собственности может быть заверена как самим арендатором своей подписью и печатью, так и нотариально заверена.

Нужно ли указывать свои данные в гарантийном письме арендодателю?

Даже если в законе нет формы для составления гарантийного письма, арендодатель все равно должен внести в документ свои данные и контактные данные. Ведь с ним свяжется налоговая инспекция, чтобы подтвердить намерение приобрести помещение в пользование и заключить договор аренды.

Как направляется гарантийное письмо в налоговый орган?

Вы можете отправить гарантийное письмо одним из следующих способов:

• умышленно (лично или через представителя);
• отправить зарегистрированным с уведомлением;
• через сервис «Подача электронных документов на государственную регистрацию» (при наличии усовершенствованной квалифицированной ЭЦП);
• через службу экспресс-доставки.

Можно ли гарантировать передачу арендуемой недвижимости?

Да, закон не запрещает бизнесу регистрироваться по чужому домашнему адресу. В этом случае документ называется согласием жильцов. Однако юристы предупреждают о возможных сложностях при таком способе регистрации, так как налоговый орган проведет тщательную проверку адреса.

Как конкретно составляется гарантия?

От субарендатора

В случае оформления гарантийного письма субарендатором для оформления будет предоставлен следующий пакет документов:

1. Само гарантийное письмо, составленное в соответствии с изложенными выше правилами.
2. Заверенная копия договора субаренды.
3. Заверенная копия договора аренды.
4. Документы, подтверждающие право собственности на помещение от арендодателя (например, действующая выписка из ЕГРН).

• Скачать бланк гарантийного письма субарендатору по юридическому адресу
• Скачать пример гарантийного письма субарендатору по юридическому адресу

В том же случае, если даже после регистрации новая организация выступает в качестве субарендатора в юридическом плане, в ИФНС потребуется только копия договора аренды и письменное поручительство. Однако необходимо, чтобы условия аренды позволяли арендатору сдавать помещение в субаренду. Без этого регистрационные действия не могут быть осуществлены.

О смене адресных данных

В случае смены адреса ООО или организации другой организационно-правовой формы также потребуется поручительство. В этом случае документ о местонахождении компании оформляется по общим правилам, указанным выше. В качестве гарантии того, что договор все же будет заключен после смены местонахождения, могут быть использованы следующие меры:

1. Оформление гарантийного письма на уникальном бланке на собственника или организацию-арендатора (если договор субаренды заключается после переоформления).
2. Приложение к письму выписки из ЕГРН, подтверждающей статус помещения, а также технические данные о нем (после 1 января 2017 года в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации недвижимого имущества» выписка заменяет как старое свидетельство о регистрации прав и кадастровый паспорт).

• Скачать бланк гарантийного письма при смене юридического адреса
• Скачать пример гарантийного письма при смене юридического адреса

В том случае, если смена адреса происходит в пределах одного субъекта РФ, а тем более в пределах одного муниципального района, можно обойтись и без гарантийного письма. В этом случае уже действующая организация может сразу заключить договор аренды или субаренды, а адрес предварительно будет указан в уставе и других документах юридического лица.

В том случае, если новая регистрация будет осуществляться в другом субъекте России, без гарантийного письма, скорее всего, не обойтись.

О месте регистрации ООО или другой организации

Чаще всего гарантийное письмо требуется в тех случаях, когда требуется с самого начала внести новый юридический адрес в регистрационную документацию. В этом случае требуется написать письмо по вышеуказанным правилам. При этом необходимо учитывать следующее:

1. Его можно использовать не только для офисов, но и для производственных помещений (складов, мастерских и так далее).
2. Возможна регистрация по адресу, где по месту жительства прописан учредитель или генеральный директор (либо иное лицо, которое согласно уставу является руководителем вновь создаваемой организации).

С 2014 года полный адрес указывается только в ЕГРЮЛ. Непосредственно в учредительных документах (тем более в уставе) конкретное место указывать нельзя, а ограничивается лишь указанием субъекта Российской Федерации и муниципального образования, где будет действовать вновь создаваемая организация.

Когда требуется гарантийное письмо на домашний адрес

Согласно Федеральному закону «О регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», при регистрации ООО по домашнему адресу директора или участника ООО (основного или «переезда») ничего указывать не нужно. Об этом же говорит и официальная позиция ФНС, указанная на их сайте.

Впрочем, это на самом деле может потребоваться и в регионах, хотя этот документ выглядит как «согласие других собственников на регистрацию компании», а то и «согласие управляющей компании». Кому это нужно, лучше выяснить до начала процедуры регистрации, чтобы избежать дорогостоящих ошибок и потери времени.

Бланк гарантийного письма

Оформить гарантийное письмо может любой владелец недвижимости: обычное физическое или юридическое лицо. Хорошей практикой будет соблюдение правил делового оборота, поэтому рекомендуется написать гарантийное письмо на любом бланке. Скачать образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса можно по ссылке:

Пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса в налоговую

Стандартной или установленной законом формы гарантийного письма не существует, но из его содержания должно быть понятно, что собственник гарантирует в случае успешной регистрации новой организации заключение с ней договора аренды по конкретному адресу.

Убедитесь, что гарантийное письмо должно содержать следующую информацию:

• данные арендодателя, выдавшего гарантийное письмо;
• наименование регистрирующей налоговой инспекции;
• полный и подробный адрес — с указанием почтового индекса, населенного пункта, улицы, номера дома и самого офиса;
• характеристики и площадь помещений;
• ФИО директора и название будущей организации;
• подтверждение беспрепятственной возможности передачи помещения в аренду.

В гарантийном письме для регистрации ООО дату указывать не нужно. Можно указать, но это не беда — гарантийное письмо не имеет срока действия.

К письму прилагается выписка из ЕГРН или копия свидетельства о праве собственности на недвижимость, где указан юридический адрес.

Обратите внимание собственника помещения, что после подачи документов на регистрацию ООО он должен быть доступен для связи по указанным контактным данным. С большой долей вероятности с ним свяжутся представители регистрирующей ИФНС. Если информация не будет подтверждена владельцем, есть риск отказа в регистрации компании по этому адресу.

Обратите внимание, что при указании юридического адреса в формах Р11001 и Р13014 адрес необходимо вводить в соответствии с ФИАС: нельзя зарегистрировать бизнес в здании, не включенном в государственный реестр адресов. Внимательно проверьте, как тело, письмо и другие сложные элементы адреса вводятся в ФИАС. Если адресные данные в документах, подтверждающих право собственности на недвижимость, и в ФИАС не совпадают, ИФНС может отказать в регистрации. Неполное указание всех элементов сложного адреса также может вызывать проблемы (особенно характерно для бизнес-центров), тогда нужно уточнять точное написание в самой ИФНС.