Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2023 года

Понятие кадрового учета

Термин «кадровое делопроизводство» описывает комплекс процедур по организации работы с документами, которые готовятся в связи с подбором персонала. Правила регулируются действующим законодательством РФ, а фактическая организация его на предприятиях регулярно проверяется контролирующими органами.

Кадровый документооборот необходим в компании для того, чтобы:

• Юридически фиксировать все кадровые перемещения в компании, в том числе: прием на работу, перевод, отпуск, больничный, увольнение, дисциплинарное взыскание и т.д.
• Документируйте существующие условия труда в компании, обеспечивайте прозрачность и строгую регламентацию условий труда
• Перед государственной статистикой выявляйте проблемные зоны и ищите резервы, пригодные для использования.
• Подготавливать отчетную документацию о состоянии государства и своевременно направлять ее в государственные органы.
• В случае проверки предоставить проверяющим документы, подтверждающие факт соблюдения компанией норм ТК РФ.

Для того чтобы грамотно организовать кадровый учет в компании, необходимо изучить следующие нормативно-правовые акты:

1. Трудовой кодекс РФ, в том числе статьи № 62, 66, 67, 68, 84.1 и др.
2. ГОСТ Р 7.0.8 — 2013. В нем описаны общие требования к процессу организации делопроизводства в компании.
3. ГОСТ Р 7.0.97 — 2016. Этот документ содержит требования к составу реквизитов документов и правила их оформления.
4. Закон «Об индивидуальном (персональном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
5. Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ
6. Приказ Федерального архива от 20.12.2019 № 236. В этом документе содержатся требования к срокам хранения кадровых документов.
7. Постановление Правительства РФ от 10 октября 2003 г. № 225. Содержит инструкцию по ведению и заполнению трудовых книжек. С 01.09.2021 вместо него действует приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н .
8. Статья 5.27 КоАП РФ содержит данные о штрафах, которые могут быть наложены на работодателя в случае выявления отсутствия обязательных кадровых документов.

Кто должен заниматься кадровым учетом

В зависимости от численности работников предприятия и его финансовых возможностей организация кадрового делопроизводства может осуществляться как отдельными его работниками, так и отдельными структурными подразделениями. Вы можете вести кадровый учет:

• Непосредственный руководитель компании. Этот метод чаще всего используется в молодых компаниях с небольшим штатом (до 20-25 человек).
• Специалист отдела кадров. Сотрудник может быть принят на работу по трудовому договору или по договору аутсорсинга.
• Сотрудник на неполный рабочий день. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на действующих сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и т д. При выборе этого варианта крайне важно оформить работу по совместительству в соответствии с ТК РФ. (статьи 60.2 и 151) — необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных работ, назначить ему соответствующую доплату, а также обеспечить, чтобы выполнение дополнительной работы не приводило к увеличению продолжительности рабочего времени день.
• Кадровая служба. Это специальное подразделение, созданное специально для решения вопросов кадрового делопроизводства.

Унифицированные формы по учету кадров

Важнейшие унифицированные формы кадрового учета:

1. Т-1 «Приказ о приеме на работу работника».
2. Т-2 «Карточка работника, свои данные».
3. Т-3 «Мэннинг».
4. Т-4 «Карта оформления научной, научно-педагогической работы».
5. Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу».
6. Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику».
7. Праздничный план Т-7».
8. Т-8 «Приказ о расторжении трудового договора с работником».
9. Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку».
10. Т-10 «Поездочный сертификат».
11. T-11 Положение о стимулировании работников».
12. Т-1а «Указ о приеме на работу работников».
13. Т-2ГС (МС) «Личная карта государственного (муниципального) служащего».
14. Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу».
15. Т-9а «Приказ о направлении работников в командировки».
16. Т-11а «Указ о поощрении трудящихся».
17. Т-10а «Служебное задание на направление в командировку и отчет о выполнении».
18. Т-6а «Приказ о предоставлении отпуска работникам».
19. Т-8а «Приказ о расторжении трудового договора с работниками».

Обязательные кадровые документы

Кадровые документы делятся на три основных вида:

• Обязательный, который необходим в любой компании, вне зависимости от типа и количества сотрудников.
• Рекомендованная, которая может быть выдана по требованию работодателя.
• Кроме того, которые обязательны к регистрации только при выполнении конкретной работы или связаны с внутренними особенностями компании.

ВАЖНЫЙ! Основная группа документов, входящих в категорию обязательных, может быть затребована при проверках Пенсионного фонда РФ, Инспекции труда и ФНС, а их отсутствие влечет за собой штрафные санкции.

В список необходимых документов входят:

• Правила внутреннего рабочего графика. Этот документ содержит правила приема на работу работников, порядок увольнения, режим труда и отдыха, дисциплинарные взыскания и т д. Правила составления документа изложены в ст. 100, 189 и 190 ТК РФ.
• График отпусков. Документ призван определить условия предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работникам компании. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 14 дней до окончания календарного года. Правила оформления описаны в ст. 123 ТК РФ.
• Кадровый план. Этот документ определяет численность штата и его состав, регулирует наименования должностей, ставки заработной платы и т д. Он является источником информации о штатной численности, а также о текущих потребностях компании в тех или иных специалистах. Необходимость подготовки этого документа закреплена в ст. 57 и 15 ТК РФ.
• Журнал прохождения ориентаций. В нем фиксируется тот факт, что сотрудники компании прошли обучение технике безопасности. Подпись работника освобождает работодателя от ответственности в случае возникновения чрезвычайной ситуации по его вине. Оформление документа предусмотрено ст. 212 ТК РФ.
• Инструктаж по охране труда и технике безопасности. Один из основных документов, фиксирующий правила, которым сотрудники компании должны неукоснительно следовать, находясь на рабочем месте. Необходимость этого документа описана в ст. 212 ТК РФ.
• График. Необходимость регистрации закреплена в ст. 91 ТК РФ. Это обязательный документ, предназначенный для учета фактически отработанного работниками времени. На основании данных в табеле составляется начисление заработной платы.
• Положение о защите персональных данных работников. Регистрирует согласие сотрудников на обработку их персональных данных и гарантирует, что компания не будет передавать эту информацию третьим лицам. Документ регламентирует порядок получения сведений о работнике, способы их обработки, хранения и защиты. Документ необходим для регистрации в соответствии со ст. 86 и 88 ТК РФ.
• Положение об оплате труда. В нем закреплен порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные и праздничные дни, работы сверх установленной нормы и т д. Ее необходимость описана в ст. 135 ТК РФ.
• Книга учета трудовых книжек. Книжка – это отдельный документ, в котором фиксируется передача трудовой книжки работодателю или работнику при увольнении.
• Журнал учета форм для рабочих тетрадей. В этом документе фиксируется факт получения предприятием чистых трудовых книжек и факты их расходов.

Обязательные кадровые документы для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели, нанявшие персонал, также обязаны вести кадровый учет в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Снижены требования к ведению кадрового учета для микропредприятий (годовой оборот до 120 млн рублей, численность работников до 15 человек.

Эти компании имеют право не составлять локальные акты и вести упрощенный кадровый документооборот (статьи 309.1, 309.2 ТК РФ).

Ответственность за отсутствие обязательных документов

Отсутствие или неправильное оформление обязательных кадровых документов является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.

Размер штрафа определен статьей 5.27 КоАП РФ:

• Для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей при первом нарушении и до 20000 рублей — при повторном выявлении.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей, а при повторном выявлении нарушений — до 70 000 рублей.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому учету нормативно не утверждена, поэтому рекомендуется при ведении кадрового учета и документооборота руководствоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и вступившим в силу с 1 марта 2014 г.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству нет, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового делопроизводства и учета в бизнесе. Благодаря этому пошаговому плану легко наметить последовательность действий и сориентироваться в объеме работ.

Рекомендуем ознакомиться с приведенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет организовать личные данные с нуля. В дальнейшем на основе изученного материала вы сможете разработать собственный план действий и следовать ему.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность по закону, необходимо знать, какие документы должны быть у организации.

Что должно быть:

• Протокол ассоциации был составлен.
• Решение самих учредителей о создании ООО.
• Заключения контролирующих органов.
• Деловой документ, фиксирующий государственную регистрацию создаваемой компании.
• Документы, устанавливающие право и подтверждающие наличие у компании существующего имущества.
• Специальные бумаги связаны с выпуском ценных бумаг, в том числе облигаций.
• Положения о созданных филиалах организации.
• Список аффилированных компаний.
• Специальные протоколы собраний и собраний органов ООО.
• Другие деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы по целевой принадлежности делятся на 2 большие группы:

1. Деловые бумаги, которые решаются с внедрением методов управления трудовым предприятием и персоналом (например, положения о структурных подразделениях и правилах трудового распорядка на предприятии, а также другие).
2. Деловые бумаги, связанные с учетом личного состава работников (к ним относятся: приказы о приеме на должность или о переводе на другую и др).

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

Посмотрим, что изменилось в 2022 году. Эта информация необходима, так как все нормативно-правовые акты регулярно обновляются — мало что может измениться, либо что-то серьезное. Именно по этой причине мы не рекомендуем нанимать совместителя на должность бухгалтера или на другую должность, а сделать это двумя способами: либо оформить отдел кадров отдельно, либо заказать услуги аутсорсинговой компании — специалистов своего дела точно знать все последние офисные работы.

Пока он еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект. По его словам, предполагается, что работодатель должен иметь возможность отправлять распоряжения и другие действия с помощью электронного документооборота, например по почте. А получение письма, цифровой ответ на него будет означать письменное согласие работника. Но этот вариант распространяется только на тех претендентов на трудоустройство, которые согласились.

Так ряд процессов может стать электронным и по сути полуавтоматическим, например:

•  прием на работу;
• знание местного законодательства;
• отпуск, больничный;
• командировка, обучение.

При этом переписку тоже придется хранить долго (от 5 до 75 лет), как и на бумаге. Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и кадровый учет.

Дополнительные кадровые документы

К документам, которые должны быть оформлены в определенных обстоятельствах, относятся:

• Коллективное соглашение.
• Соглашение о полной ответственности.
• Регулирование коммерческой тайны.
• Сменная работа.
• Инструкции по работе.
• Положение об аттестации работников.
• Медицинские книги.
• Журнал пройденных медицинских осмотров.

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

1. Прежде чем брать кадровую документацию, заполните специальные льготы (можно использовать порталы Консультант+ или Гарант). Это действующий регламент.
2. Здесь необходимо учитывать учредительные деловые бумаги организации. Начать нужно будет с назначения директора компании. Изучите устав самой организации (здесь порядок приема на работу директора, оклад, трудовые книжки и т.д.)
3. Какие документы необходимы работодателю?
   • Правила внутреннего распорядка работы, штатного расписания компании.
   • Расписание всех праздников, трудовые книжки, а также отдельные трудовые договоры.
   • Книга по учету движения трудовых книжек и вложений в нее, а также специальная книга, где фиксируются доходы и расходы.
   • Табель учета рабочего времени, трудовая книжка (личная), форма расчетной бумаги, которая утверждается руководителем компании.
   • Деловые документы по обработке персональных данных работников, платежных ведомостей и всех заказов и т.д.
4. Процесс становления режиссером. Из решений учредителей вы узнали дату, когда директор вступил в должность и приступил к исполнению своих обязанностей, поэтому дата в итоге не должна отличаться. Затем составляется трудовой договор.
5. Создание основных правил плана работы в организации, а также штатного расписания и других локальных действий (используйте для этого специальную программу). Самое главное проверить все на наличие опечаток или ошибок!
6. Здесь заполняем бланки трудовых договоров с работниками и другую документацию (там уже должны быть сведения о должностях, заработной плате и рабочем времени).
7. Необходимо учитывать задачи по ведению самих трудовых книжек (кроме директора еще никого не нанимали, поэтому вся ответственность за ведение трудовых книжек лежит на нем).
8. Уже идет процесс найма новых работников.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Не существует законодательно уполномоченного единого органа, который возьмет на себя полную ответственность. На самом деле ответственность возлагается на человека или отдел, в зависимости от размера компании. Начнем с примера самого скромного бизнеса — ИП. В этом случае обычно менеджер сам вывозит подборку на участок, направляет каждого работника, а когда приходит время или обстоятельства, то и рассчитывает. Иногда такую ​​задачу можно оставить помощнику.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций — от ООО и выше. Они могут нести ответственность за:

• подразделение — отдел кадров или для самостоятельного работника, кадровика;
• один работник другой специальности. Таким образом, это может быть дополнительным бременем (соответственно оплачиваемым), например, для бухгалтера или юриста;
• сторонняя аутсорсинговая компания. Есть организации, которые предлагают временные услуги. С ними можно заключить договор, по которому они удаленно поддерживают производство персоналом, а при необходимости приезжают. Но стоит учитывать, что есть задачи, которые посторонний человек делать не имеет права. Это, например, заполнение и ведение трудовых книжек.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать заказы? Хорошая новость: нет никаких юридических требований, просто полагайтесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации заказов.

• Сколько штатных сотрудников в организации: 10, 50, более пятидесяти?
• Что такое текучесть кадров?
• Как часто вам приходится менять условия труда (перевод сотрудников с должности на должность, привлечение их к работе в выходные дни и т д.)?

Если вы видите, что объем заказов будет небольшим, можно сделать сквозную нумерацию с добавлением буквы «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отличать их от заказов по основному виду деятельности. Если приказов много, опытные кадровики рекомендуют разделять и обозначать буквами разные виды приказов в зависимости от тематики.

Чтобы не запутаться и держать документацию в порядке, также рекомендуется вести журнал заказов.

скачать

Кадровое делопроизводство в 2023 году

ВАЖНЫЙ! ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее выпускалась документация, перестал действовать с 1 июля 2020 года. Его заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов на информацию, библиотечное и издательское дело. Организационно-распорядительная документация» Требования к документации В настоящее время легально использовать двустороннюю печать для печати документов (сохраняйте леса!).

Организация кадрового учета с нуля пошагово

Организация кадрового учета компании должна осуществляться поэтапно.

Этап 1

На данном этапе необходимо изучить основы кадрового учета и положения, регламентирующие порядок документооборота с персоналом. Это поможет избежать ошибок и штрафов за отсутствие документов или неправильное оформление.

Этап 2

Провести аудит документов компании. Все названия должны совпадать с названием, указанным в уставе компании. По мнению надзорных органов, будет ошибкой указывать даже сокращенное наименование компании в кадровых документах, если в уставе указано только полное наименование. Также следует отметить, кто имеет право подписывать локальные нормативные акты и трудовые договоры – исключительно директор или иные уполномоченные сотрудники.

Этап 3

Сформировать пакет обязательных кадровых документов.

Этап 4

Проверить правильность оформления кадровых документов на руководителя компании. Все функции директора должны быть отражены в:

• Документ об избрании или назначении.
• Договор найма.
• Приказ о приеме на работу.
• Рабочая тетрадь.

ВАЖНЫЙ! Срок трудового договора с директором не должен превышать срок его полномочий как единоличного исполнительного органа, указанный в уставе общества.

Этап 5

На данном этапе должна быть разработана форма типового трудового договора – основного документа, который будет регулировать отношения с работниками. Содержание не должно нарушать статью 57 ТК РФ.

Также следует подумать о том, как следует вносить какие-либо изменения в действующий трудовой договор. Для этой цели чаще всего используются формы дополнительных соглашений.

Этап 6

Далее нужно подготовить документы, необходимые для трудоустройства – приказ о приеме и личную карточку работника. Также следует подготовить документы, необходимые для осуществления стандартных процедур, связанных с движением персонала – переводы, отпуска, увольнения и т.д.

Этап 7

Обязательным этапом является организация ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с правилами, вступившими в силу с 01.01.2021. С этой даты новые трудовые книжки можно вводить только в формате электронного документа.

Этап 8

Затем вы должны организовать учет рабочего времени в компании. Для этого можно использовать готовую форму табеля, либо создать свою с учетом особенностей конкретной компании.

Этап 9

Бланки журналов: регистрация трудовых договоров; прием заказов; перевод сотрудников; их прекращение; реестр несчастных случаев на производстве; проверить журнал и т д.

Этап 10

Рассмотрим систему хранения кадровых документов — по видам или по отдельным сотрудникам. По окончании отчетного периода заполненные кадровые документы должны быть сданы в архив компании. Чтобы не пропустить информацию об условиях обязательного хранения, изучите перечень, указанный в приказе Федерального архива от 20.12.2019 № 236.

Виды

Все кадровые документы в основном делятся на 5 видов:

• Деловые бумаги, подтверждающие трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в отделе кадров компании, сюда входят: трудовая книжка, трудовой договор и т.д.).
• Административно-деловые бумаги (сюда входят приказы и распоряжения самого руководящего лица).
• Переписка о службе (внутренняя).
• Журналы учета и регистрации (сюда входят: журнал регистрации всех приказов о приеме новых работников или их переводе, журнал определения трудовых договоров).
• Информационно-расчетные бумаги (сюда входят: табель, трудовая книжка и другие).

Помните! Учетом всей кадровой документации занимается отдел кадров в организации.

Документы, действительно необходимые для кадрового учета ООО:

• Положение о структуре бизнеса.
• Установленные стандарты в работе.
• Цель создания ООО.
• Инструкции по каждой позиции должны быть разработаны в соответствии с правилами.
• Инструкции по путешествию.
• Пункт о личном составе организации, об отпусках, о порядке получения удостоверений, о приеме на работу или увольнении работников, о коммерческой тайне, о табелях учета рабочего времени, о льготах, предоставляемых работникам, об ответственности, об обучении работников и их аттестации.
• Положение о подборе конкретного персонала (плюс договоренность об этом).
• Рабочие инструкции.
• Записи об оплате листков временной нетрудоспособности работниками и служащими в организации, а также об оплате труда, выплате премий и т.п.
• Положения о порядке прохождения испытательного срока, о программном обеспечении и доступе в Интернет, а также об уже существующих отделах (включая бухгалтерию).