Как правильно оформлять наличку по сделкам с ИП и ООО, чтобы не получить штрафы

Предельные суммы расчёта наличными

Как мы писали выше, расчет наличными между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями по закону имеет серьезные ограничения. В 2023 году к разным видам наличных расчетов применяются разные лимиты. Всего существуют ограничения для двух категорий оплаты наличными:

• расчеты между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (к последней категории относятся также самозанятые лица);
• выдача кредитов.

В первом случае действует лимит до 100 тысяч рублей (расчеты в иностранной валюте ограничены суммами, соответствующими курсу ЦБ). Это ограничение распространяется на один контракт. Обойти ограничение можно, заключив несколько договоров с одним контрагентом на сумму до лимита каждый.

Этот вид лимита определяется для расчетов:

• между юридическими лицами;
• между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (самозанятыми);
• между индивидуальными предпринимателями (самозанятыми).

Максимальный денежный расчет, ограниченный 100 тысячами рублей, распространяется на сумму всех обязательств по договору. То есть, если цена договора 90 тысяч рублей, а штраф по нему 20 тысяч рублей, юридическое лицо может заплатить наличными 90 тысяч цены и только 10 тысяч штрафа. Остальные 10 тысяч должны быть зачислены на счет клиента банковским переводом.

Вторая категория оплаты наличными имеет определенные ограничения для каждого типа кредитной организации:

микрофинансовые организации и ломбарды	50 тысяч рублей по кредитному договору не более 1 млн рублей в сутки на одну организацию
КПК и СКПК	не более 100 тыс руб по договору не более 2 млн рублей в сутки на один кооператив.

Расчёт между организациями наличными средствами

Если расчет между организациями производится наличными или с предъявлением корпоративной банковской карты, необходимо произвести оплату через ККТ и выдать покупателю чек.

Организация обязана выдать кассовый чек не позднее рабочего дня, следующего за днем ​​зачисления денег на счет. Чек можно передать покупателю в бумажном виде или отправить в электронном виде по СМС или электронной почте. Подробнее об электронных чеках, как на них перейти и что для этого нужно, рассказали в этой статье.

За невыдачу или ненаправление чеков на организацию или индивидуального предпринимателя налагается административный штраф в размере:

• 2000 рублей — для государственных служащих и индивидуальных предпринимателей;
• 10 000 рублей — для компаний.

Варианты дозволенных сочетаний

Из текста инструкции ЦБ следует, что ограничение по «кассе» распространяется на действия по единому договору без ограничения времени и количества операций. Рассмотрим случаи, когда допускается расчет денежными средствами сверх установленного лимита между юридическими лицами и/или индивидуальными предпринимателями:

• несколько договоров, заключенных даже в один день, могут составить любую сумму наличными (но каждый не должен превышать установленный лимит);
• договор на сумму большую, чем установленная, позволяет оплатить наличными до 100 000 рублей, а остальное необходимо оплатить по безналичному расчету;
• Индивидуальный предприниматель может взять деньги из фонда на собственные нужды в том размере, который необходим (это не нужно оформлять отдельным договором, а только расходным кассовым ордером).

Лимит на 2023 год

Законодательством установлен лимит на кассовые операции только в отношении организаций. Например, оплата услуг наличными от юридического лица физическому не ограничена максимальным лимитом. Но речь идет о простых гражданах, не зарегистрированных в качестве предпринимателей в ФНС. При расчете между организациями, фирмами или зарегистрированными предпринимателями применяется лимит, указанный в пунктах 2, 6 инструкции Банка России № 5348-У, как и для расчетов между юридическими лицами.

Текущая максимальная сумма денежного расчета по договору между юридическими лицами составляет 100 000 рублей по договору, независимо от того, получает компания платеж или производит его. Не имеют значения следующие условия:

Условие

Комментарий

Вид и предмет договора

Лимит в 100 000 распространяется на все кассовые операции вне зависимости от предмета договора. Например, компания не имеет права выдать кредит наличными по договору на сумму более 100 000 руб. Также нельзя оплачивать товары, работы, услуги по договору на сумму, превышающую текущий лимит в 100 000 рублей.

Срок договора, периодичность и количество платежей

Запрещается оплата договора наличными, даже если сумма разбита на несколько траншей, на длительный срок и если платеж не превышает допустимого лимита расчетов между юридическими лицами наличными.

Например, компания заключила договор на поставку продукции на сумму 500 000 руб. Вы не можете разделить платеж на 10 частей по 50 000 каждая и оплатить сумму наличными. Установлено, какую максимальную сумму в наличной форме учреждение вправе уплатить организации-контрагенту по договору поставки — 100 000 рублей, остальную часть передать в безналичном порядке (по платежному поручению).

Многократные расчеты наличными в один и тот же день не запрещены, если оплата производится по разным договорам. Предположим, фирма платит за услуги по трем различным контрактам. Лимит рассчитывается по каждому договору — 100 000 руб.

Вид обязательств

Речь идет о пени, штрафах и других санкциях, вытекающих из условий договора. Оплатить штрафы наличными нельзя, если лимит в 100 000 рублей по договору уже исчерпан.

Тип исполнения контракта

Есть несколько способов завершить транзакцию. Например, путем составления единого документа, обмена бланками, договора-оферты и так далее. Лимит 100 000 распространяется на все виды операций между индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами и расчеты между компаниями наличными деньгами.

Запрещено вносить на счет сумму выше 100 000 рублей.

Метод расчета

Эти расчеты между организациями за наличные осуществляются двумя способами:

• вносить деньги непосредственно в казну учреждения;
• оплата через ответственное лицо.

Применяемый лимит денежных расчетов между ООО и ИП по одному договору применяется независимо от выбранного способа. Обратите внимание, что ограничение не распространяется на оплату командировочных расходов ответственному лицу.

На каких участников действует лимит

Максимальный лимит платежа наличными распространяется на следующие финансовые единицы:

• сделки между юридическими лицами. Это, например, расчеты между организациями, когда юридическое лицо платит или получает деньги от другого юридического лица. При этом все расчеты наличными между юридическими лицами производятся в пределах 100 тысяч рублей независимо от общей суммы сделки;
• сделки между индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. Например, компания заключила договор с предпринимателем. В рамках договора допускается оплата до 100 000 рублей через кассу или ответственное лицо;
• сделки между учредителями. Например, когда бизнесмен платит или получает оплату по контракту от другого бизнесмена. Обратите внимание, что максимальная сумма для наличного расчета между юридическими лицами применяется только в том случае, если оба продавца зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей;
• выдача денег ответственному лицу для оплаты товаров, работ и услуг. При этом соблюдайте установленный лимит в 100 000 руб. Если деньги на счету выдаются для оплаты командировочных расходов, ограничения не применяются.

Если сделки совершаются между обычными гражданами (без регистрации в ФНС в качестве индивидуального предпринимателя), описанные выше ограничения не распространяются на расчеты наличными между юридическими лицами. Не учитывать лимит при выдаче денежных средств сотрудникам и другим лицам. Например, если компания выдает кредит физическому лицу, ограничение в 100 000 не применяется.

Чем грозит нарушение лимита наличных расчетов?

Если предприниматель по договору получает от контрагента наличными более 100 тысяч рублей, он нарушает закон, а значит, может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ:

• для индивидуальных предпринимателей размер штрафа составляет от 4 до 5 тысяч рублей;
• для ООО — от 40 до 50 тыс руб.

В некоторых ситуациях ФНС заменяет денежные санкции предупреждениями в отношении МСП. Вы можете рассчитывать на смягчение наказания, если:

• предприниматель впервые превысил лимиты, установленные директивой ЦБ;
• нарушение закона не повлекло материального ущерба ни для одной из сторон.

Когда производят выплаты без ограничений

В рамках указаний ЦБ РФ расчеты наличными между юридическими лицами ограничены максимальной суммой 100 000 рублей по договору. Но есть ряд исключений, когда установленный лимит не действует. К ним относятся:

• выплата заработной платы, стимулирующих и компенсационных надбавок в пользу работников;
• выдача социальных выплат в пользу работников;
• выдача наличных денег работнику на счет;
• выдача денег предпринимателю в личных целях, не связанных с ведением бизнеса.

Остаток кассовых операций провести с учетом ограничения на сумму денежных расчетов между организациями и предпринимателями в 2023 году — 100 000 руб.

Внутренние и внешние наличные расчеты

В процессе осуществления производственно-финансовой деятельности организация сталкивается с необходимостью осуществления денежных расчетов как внутри самой компании, так и за ее пределами.

Внутренние расчеты связаны с выплатой заработной платы и обязательных сумм работникам компании, дивидендов акционерам и т д.

Внешний расчет компании определяется финансовыми условиями по поставке продукции, выполнению работ, оказанию услуг, закупке сырья и материалов, уплате налогов, получению и погашению кредитов.

Таким образом, все расчеты, проводимые компанией, можно разделить на две группы:

1. платежи по товарным сделкам — сделки, связанные с товарами, работами, услугами (например, это расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками);
2. расчеты по нетоварным сделкам — сделки, не связанные с движением товаров, не связанные с работами, услугами и связанные только с движением денежных средств (расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, учредителями, акционерами, кредитными учреждения).

Рамки одного договора

Важным уточнением по поводу лимита денежных средств является то, что он не может быть превышен в рамках одного договора.

Договор – это документ о соглашении лиц (юридических и/или физических) об определенных действиях, направленных на установление, прекращение или изменение определенных прав и обязанностей сторон.

Сумма сделок по каждому такому документу не может превышать 100 000 рублей, при этом не учитываются особенности заключения.

1. Вид контракта. Неважно, о чем идет речь в договоре — будь то кредит, поставка товара, оплата услуг — указанная величина при оплате наличными не может быть больше предельной.
2. Условия контракта. Хотя договор предполагает долгий расчет, превысить указанную сумму невозможно.
3. Частота платежей. Рассрочка или иные денежные платежи, разделенные по договору на несколько частей, каждая из которых меньше лимита, не будут действительны, если их сумма превышает 100 000 рублей.
4. Дополнительные обязательства. Если в договоре есть дополнительное соглашение или вытекающие из него обязательства, например штрафы, пени, пени, возмещения убытков, они не могут быть уплачены денежными средствами, если по данному договору уже уплачена ограниченная сумма.
5. Постановка на учет. Один документ или обмен бумагами между сторонами – не важно, общая сумма обязательств не может быть больше ста тысяч наличными.
6. Метод расчета. Если доверенное лицо принесет деньги, они будут выданы в кассе — более 100 000 рублей. «в руку» не выдается.

Как проводить наличные расчеты при сделках от 100 тысяч рублей?

Что делать предпринимателю, если сумма договора превышает лимит, установленный центральным банком? Есть два варианта:

• Вы можете «разбить» сумму на несколько контрактов. Например, для продажи товара на 200 тысяч рублей можно заключить два договора по 100 тысяч рублей каждый. Так как договоры разные, оплата по ним может быть принята в тот же день.
• Сумма, превышающая лимит, должна быть принята в безналичной форме. Например, за товар или услугу вам должны перевести 150 тысяч рублей. Согласно действующему законодательству, 100 тысяч рублей можно принять наличными, а остальные — по безналичному расчету на расчетный счет компании.

Как правильно оформлять наличные поступления?

Денежные средства, полученные от юридических лиц или индивидуальных предпринимателей в соответствии с договором, должны осуществляться через онлайн-кассу (за исключением случаев, предусмотренных статьей 2 Федерального закона № 290-ФЗ). Если этого не сделать, ФНС может выписать штраф:

• для индивидуальных предпринимателей — от 25 до 50 % от суммы, направляемой фондом, но не менее 10 тысяч рублей;
• для ООО — от 75 до 100%, но не менее 30 тыс руб.

После получения наличных средств ИП и ООО должны выдать плательщику кассовый чек. При необходимости в дополнение к нему можно распечатать и другие документы: действия, бланки ТОРГ-12 и др. работа без чека считается нарушением законодательства и влечет за собой штрафы (для ИП — 2 тыс руб., для ООО — 10 тыс руб.) тысяча рублей).

Наличные можно оставить в кассе (малые и средние предприятия имеют право не устанавливать лимит наличных) или перевести на банковский счет через банкомат, карту компании или оператора своего банка. В графу «Назначение платежа» можно ввести «Розничный доход».

О расходовании наличных денег из кассы

На что можно потратить наличную выручку

В Постановлении N 5348-У перечислены разрешенные цели использования наличных денег, они в целом совпадают с предыдущими правилами:

• выплаты работникам, включаемые в фонд оплаты труда и социальные выплаты;
• выплата страхового возмещения (страховых сумм) по договорам страхования лицам, ранее уплачивавшим страховые взносы денежными средствами;
• выдача денежных средств на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдача наличных денег работникам во время отчета;
• возврат денежных средств за ранее уплаченные денежные средства и возвращенные товары, невыполненные работы, не выполненные услуги.

Таким образом, денежные поступления из казны организации могут быть использованы без зачисления на банковский счет на указанные выше цели при условии максимального денежного расчета между участниками расчетов. Индивидуальный предприниматель имеет право без ограничений извлекать доходы из фонда на свои личные нужды. Без ограничений можно расплачиваться наличными из наличных с физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями.

Прочие наличные поступления в кассу

В новых Правилах ЦБ прописал общее правило, которого не было в Инструкции N 3073-У, — расчеты наличными между участниками расчетов наличными, а также между участниками расчетов наличными и физическими лицами осуществляются за счет полученных денежных средств в кассе участника расчетов наличными с его банковского счета (п. 1 директивы N 5348-У). Разрешается использовать из кассы без зачисления на банковский счет только денежные средства, полученные в качестве дохода на цели, установленные Положением N 5348-У (см выше).

Иными словами, ЦБ прописал требование направлять через банковский счет любые поступления наличными в казну, за исключением доходов. Например, если залог за имущество, взнос в уставный капитал, возмещение ущерба и денежные средства, кроме доходов, были переданы в фонд в денежной форме, использование этих средств допускается после зачисления их на банковский счет. Так, в ситуации, когда ответственное лицо вернуло в кассу неиспользованные деньги, Банк России разъяснил, что эти деньги должны быть возвращены в банк, исходя из пункта 1 указания N 5348-У.

Банк России не рассматривает возврат наличных денег, ранее выданных работнику в отчетном порядке, в качестве приемлемого источника поступления наличных денег в кассу для их дальнейших расходов.

В предыдущем приказе такого общего правила не было. В предыдущих правилах перечислялись операции, по которым разрешалось производить расчеты наличными при условии, что наличные поступали в кассу со счета в банке:

• по операциям с ценными бумагами;
• при аренде имущества;
• на выдачу (погашение) кредитов (проценты по кредитам);
• о деятельности по организации и проведению азартных игр (п. 4 директивы N 3073-У).

С введением новых правил на своем сайте Банк России выступил за правомерность использования доходов фонда на оплату аренды помещений (ссылаясь на абз. 2 п. 1 директивы N 5348-У). Прежнее требование платить за аренду недвижимости только за счет денег, снятых с банковского счета, в новой инструкции отсутствует. Банк России трактует термин «услуги» расширительно, в целях применения норм Положения N 5348-У под термином «услуга» понимается любая деятельность, осуществляемая на возмездной основе, результаты которой не имеют существенного выражение, подкрепив это сноской к п. 5 ст. 38 НК РФ и п. 1 ст. 39 НК РФ. Далее ЦБ делает вывод, что оплата услуг по доставке имущества, в том числе недвижимого имущества, с применением инструкции N 5348-У является допустимой целью использования наличных денежных средств из кассы участника расчетно-кассового обслуживания без предварительного зачисления их на счет в банке.

Новации для МФО, СКПК и КПК

В отличие от «обычных» организаций, микрофинансовые организации (МФО), ломбарды, сельскохозяйственные потребительские кредитные кооперативы (СКПК), потребительские кредитные кооперативы (КПК) имеют право использовать денежные средства, поступившие в казну, для выдачи и погашения кредитов в установленных пределах. Для них директивой N 5348-У предусмотрены случаи использования наличных денежных средств, поступивших в кассу:

• по договору займа (по договору о передаче личных сбережений);
• в качестве возврата основного долга, процентов и (или) убытков (штрафа, неустойки) по договору займа;
• в качестве паевого взноса (для СККК и КККП).

МФО и ломбарды вправе осуществлять указанные операции на сумму, не превышающую 50 тысяч рублей по договору займа, но не более 1 миллиона рублей в день на одну МФО (ее обособленное подразделение), ломбард (ее обособленное подразделение). Для КПК и СПК лимиты несколько выше — 100 тыс руб за каждый договор (или за каждое долевое накопление (долю)), но не более 2 млн подразделение) (см письмо Банка России от 04.06.2020 № 45-19/5013). Так, например, кредитный кооператив, использующий денежные средства, полученные казначеем за счет доходов из источников, перечисленных в абз. 2 п. 1 директивы N 5348-У (в том числе из займов, полученных в казну), может уплатить сумму не более 100 тысяч рублей по договору, но не более 2 миллионов рублей в течение 1 дня. Это, например, 100 тысяч рублей. 20 контрактов за 1 день.

Как поясняет Банк России, денежными средствами, полученными в кассу по договору займа (по договору о переводе личных сбережений), вправе пользоваться без зачисления на банковский счет только участники расчетно-кассового обслуживания, являющиеся микрофинансовыми организациями, ломбарды, сельскохозяйственные кредитные потребительские кооперативы, кредитный потребительский кооператив.

Таким образом, для большинства организаций до сих пор не разрешено использовать ссуды, полученные наличными в казне организации, или выдавать ссуды из денежных доходов (за исключением МФО, ломбардов, КПК, СКПК). Кроме того, существует требование о направлении через банковский счет в кассу любых денежных поступлений (кроме доходов), исходя из буквального прочтения директивы N 5348-У и пояснений на сайте ЦБ РФ, организация обязана сдавать самому банку неиспользованный ответственный аванс.

Обоснование

Расчеты наличными в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками расчетов наличными (индивидуальными предприятиями и юридическими лицами) в рамках договора, заключенного между этими лицами, могут производиться на сумму, не превышающую 100 000 рублей, или сумму в иностранной валюте валюты, эквивалентной 100 000 рублей, к официальному курсу к рублю, установленному Банком России (п. 4 Положения Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах расчетов наличными»).

Согласно разъяснениям, приведенным в письме Банка России от 02.07.2002 N 85-Т и МНС России от 01.07.2002 N 24-2-02/252, денежные расчеты осуществлялись между юридическими лицами на условиях одного или нескольких денежных документов по договору, не может превышать предельную сумму для расчета наличными.

Следует отметить, что до вступления в силу Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах осуществления расчетов наличными», Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «О расчетах наличными» был в силе. Верховный Суд РФ пояснил, что пункт 6 Директивы N 3073-У не содержит ограничений на суммирование периодических платежей по договору в размере, не превышающем 100 000 рублей. (апелляционный приказ от 14 апреля 2015 г. N АПЛ15-128). В то же время инструкция Банка России N 5348-У также не содержит оговорок на этот счет, поэтому данный вывод можно использовать и в настоящее время.

Следует отметить, что в случае осуществления однотипных поставок с аналогичными условиями между организацией и ИП существует высокий риск суммирования уполномоченными органами расчетов по однотипному договору и начисления штрафа.

Существует прецедентное право, которое поддерживает позицию регулирующих органов. Так, суды указывают, что формальное подписание нескольких договоров не свидетельствует о фактической готовности сторон заключать и выполнять самостоятельные договоры, и признают правомерным начисление штрафов по ст. 15.1 КоАП РФ (постановление УФАС Волго-Вятского округа от 18.03.2008 по делу N А28-9126/2007-60/18).

При этом судебная практика развивается в пользу участников мировых споров.

Таким образом, Десятый апелляционный арбитражный суд в постановлении от 07.09.2015 № 10АП-8374/2015 по делу № А41-27520/15 указал, что одно только заключение договоров с аналогичным содержанием не может служить основанием для вывода о том, что компания заключила одну сделку и превышает установленный денежный расчет. Вместе с тем суд пришел к выводу, что применение ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ об административных правонарушениях организаций, осуществляющих расчеты за границей с индивидуальными предпринимателями, является незаконным, поскольку такие действия не подлежат «денежным расчетам с другими организациями».

Второй арбитражный суд, вынесший решение в пользу организации, учел, что заявление налогового органа о фактической готовности сторон совершить одну, а не четыре сделки, основано на предположении и не подтверждается делом материал (Постановление от 05.04.2012 по делу N А28-298/2012).

Согласно части 1 ст. 15.1 КоАП РФ об административных правонарушениях, нарушение порядка работы с наличностью и порядка проведения кассовых операций, выразившееся, в том числе, в осуществлении расчетов наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных сумм, — влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей; для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

В то же время, на наш взгляд, административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ может применяться не только к организациям, осуществляющим денежные расчеты через границу с другими организациями, но и к организациям, осуществляющим расчеты с индивидуальными предпринимателями, а также к индивидуальным предпринимателям (Постановление Одиннадцатого Арбитражный суд от 12.01.2012 по делу N А65-24068/2011).

Кроме того, если действия ответственного работника организации привели к превышению лимита денежных расчетов, он также может быть привлечен к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ в качестве должностного лица (ч. 3 ст. 2.1, ст. 2.4 КоАП РФ).

С учетом изложенного, если между организацией и ИП осуществляются однотипные поставки с аналогичными условиями (цена, выбор товара), возникает риск того, что уполномоченные органы увидят нарушение порядка работы с наличными и потребовать штраф. При этом судебная практика существует как в пользу участников денежных расчетов, так и против них.