Внеплановая инвентаризация: понятие и случаи проведения, образец приказа, когда проводится плановая — сроки

Что это такое

Так называется инструмент, который является основным способом контроля всего, что есть в организации. Под бухгалтерским учетом находятся финансы, нематериальные активы, товары и многое другое.

Плановая инвентаризация проводится регулярно, не реже одного раза в 3 года, но предприятие может установить более короткий срок, для этого не нужен повод. В незапланированном все начинается с причины.

Существует деление на натурные и документальные. В первом варианте перерасчет происходит в реальности – проверяющие ищут предмет в мастерской или офисе, а потом сравнивают с тем, что указано в декларациях. При необходимости измерьте и взвесьте их, проверьте инвентарный номер. Во втором варианте просто ищут все документы по каждому проверяемому объекту.

Когда и в каких случаях проводится внеплановая инвентаризация

Скачать образец заказа на акции (.xlsx)

Это событие происходит внезапно, вне запланированного. Они не готовятся к этому, чтобы облегчить выявление несоответствий. Но они начинаются только тогда, когда есть необходимость.

Среди основных причин стоит назвать:

• замена материально ответственного лица;
• возможная кража товаров или других ценностей;
• важность составления или контроля годовых отчетов;
• более трети продукции завышены в результате внешних изменений или действий со стороны ТО;
• стихийное бедствие или чрезвычайная ситуация.

Закон не определяет необходимость организации проверки в конкретных случаях, это решает руководитель компании. Он имеет право начать пост-расчет в любое время, когда сочтет это необходимым. Это помогает вовремя обнаружить пропажу, порчу и кражу имущества, определить потери и искать пути выхода из сложившейся ситуации.

Процедура проведения проверки

Как было сказано выше, инициатором инвентаризации является руководитель организации. Он назначает членов комиссии во главе с председателем. Председателем, как правило, избирается начальник бухгалтерии или руководитель структурного подразделения. Должности остальных членов комиссии особой роли не играют, но все они должны быть работниками того отдела, где проводится проверка. При необходимости возможно привлечение посторонней помощи. В связи с большим объемом проверки, нехваткой человеческих ресурсов или сложностью процедуры приглашаются специальные эксперты — аудиторы.

Члены комиссии в установленные руководителем сроки проводят инвентаризацию указанного объекта. После завершения проверки составляется документ с результатами. В нем указываются результаты проверки, отмечается недостача и объем, а также предлагаются пути решения возникшей проблемы. Заполненное заключение направляется руководителю для ознакомления и подписи.

Документальное оформление инвентаризации

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н предусмотрены следующие документы для оформления инвентаризации в государственных учреждениях:

Код формы	Наименование документа
0504835	Акт по результатам инвентаризации
0504082	Инвентаризационная опись остатков денежных средств на счетах
0504086	Инвентаризационная ведомость (сопоставительный лист) бланков строгой отчетности и финансовых документов
0504087	Инвентаризационная ведомость (сводная ведомость) на объекты нефинансовых активов
0504088	Инвентаризационный список наличных денег
0504089	Опись расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами
0504091	Инвентаризационная ведомость расчетов по квитанциям
0504092	Индикация отклонений по результатам складирования

Акт о результатах инвентаризации

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) руководителя учреждения.

Основой для оформления закона являются описи (сводные листы).

Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

При обнаружении отклонений по результатам инвентаризации к Акту прилагается акт об отклонениях по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств

Опись остатков денежных средств на счетах (ф. 0504082) используется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в подразделениях Центрального банка Российской Федерации, кредитных организациях.

В этой описи должны быть указаны наименование отделения центрального банка (кредитной организации), номер счета, открытого в нем, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату проведения инвентаризации в иностранной валюте, курс обмена курс ЦБ РФ на дату инвентаризации, а остаток по счету на дату инвентаризации в рублях.

Кроме того, в инвентарной ведомости в начале инвентаризации фиксируется подтверждение данных о наличии денежных средств выписками по счетам.

Такая инвентаризация подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, проводящего инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов

Инвентаризационная ведомость (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) составлена ​​комиссией учреждения по видам документов и ответственным лицам с указанием места и даты проведения инвентаризации, получения ответственным лицом.

Это описание отражает:

• наименование и код бланков строгой отчетности;
• ед изм;
• информация о фактическом наличии (цена, количество);
• информация по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
• сведения о результатах инвентаризации (по недостачам и излишкам — количество и сумма).

Инвентаризационный лист подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, проводящего инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов

Опись (сличительная ведомость) нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее — опись инвентаризации (ф. 0504087)) составляется комиссией учреждения на лицо, ответственное за сохранность имущества с формированием расписки для этого человека и который указывает:

• места для инвентаря;
• лицо (лица), ответственное (ответственные) за сохранность имущества, в том числе лицо (лица), несущее полную материальную ответственность (далее — ответственное лицо (ответственные лица));
• приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации (номер и дата приказа);
• даты начала и окончания инвентаризации.

Приводим в таблице порядок заполнения отдельных граф названного описи.

Номер столбца	Порядок заполнения
3	Номер (код) объекта учета (инвентарный или иной) отражается в соответствии с документацией, связанной с объектом нефинансовых активов. Для объектов инвентаризационного учета указывается инвентарный номер, для остальных объектов — номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект учета (серия, партия, серийный номер или иная информация)
пять	Указывается цена (оценочная стоимость) инвентарного объекта, которая указывается по описи материальных ценностей, предназначенных для реализации (цена продукции, товаров), в случае выявления излишка — оценочная стоимость объекта
6	Показывает количество предметов инвентаря
7	Указывается сумма материальных активов, предназначенных для продажи (определяется путем умножения показателя в графе 5 на показатель в графе 6)
восемь	Сведения о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации указываются с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлечения в хозяйственный оборот (далее — состояние объекта учета), для пример*: 1) для основных средств — «в эксплуатации», «необходим ремонт», «находится на консервации», «не соответствует требованиям к эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»; 2) для товарно-материальных ценностей — «в наличии (в употреблении)», «в наличии (на складе)», «некачественный», «поврежденный», «срок годности истек»; 3) для объектов незавершенного строительства — «ведется строительство (приобретение)», «объект находится в процессе строительства», «строительство объекта остановлено без консервации», «передан в собственность другого публично-правового лица»
девять	Приводится информация о возможных способах вовлечения материально-производственных запасов в хозяйственный оборот, использования их для получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) или, при отсутствии возможности, о способах распоряжения объектом (далее — целевая функция объекта) актив), например*: 1) для объектов основных средств — «ввод в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «техническое перевооружение (дооборудование)», «амортизация», «выбытие»; 2) для инвентаря — «использование», «продолжение хранения», «амортизация», «ремонт»; 2 предмета незавершенного строительства другим хозяйствующим субъектам»
14	Сумма, отраженная в данном столбце, определяется путем умножения показателя в столбце 13 на результат деления показателя в столбце 12 на показатель в столбце 11
16	Количество, указанное в данном столбце, определяется путем умножения показателя в столбце 15 на показатель в столбце 5
17	Внесено количество товарно-материальных ценностей, по которым комиссия учреждения обнаружила несоответствие условиям признания имущества для целей бухгалтерского учета
18	Сумма, отраженная в данном столбце, определяется путем умножения показателя в столбце 17 на результат деления показателя в столбце 12 на показатель в столбце 11
19	Указывается информация, не отраженная в предыдущих столбцах: — по объектам учета, по которым обнаружена недостача, — количество объектов учета, изъятых в пределах естественной убыли; — сведения о причине (причинах) изменения статуса и (или) целевого назначения объекта учета по сравнению с предыдущей инвентаризацией; — другая информация

* Учреждение определяет способ указания состояния объекта учета по наименованию и (или) коду.

Названная инвентаризация подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, проводящего инвентаризацию, после дачи ответственным(ыми) лицом (лицами) разъяснения причин выявленных несоответствий (при их наличии) и заключения комиссии учреждения по результатам инвентаризации.

Инвентаризационная опись наличных денежных средств

Опись кассы (ф. 0504088) формируется комиссией учреждения и отражает дату проведения инвентаризации:

• сведения о наличии денежных средств в казне учреждения фактически и по данным идентификации (цифрами и прописью);
• сведения о недостачах и излишках, выявленных по результатам инвентаризации;
• номера последних входящих и исходящих кассовых ордеров.

Данная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, проводящего инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

Инвентарная ведомость расчетов с покупателями, поставщиками и иными дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) формируется комиссией учреждения и отражает дату проведения инвентаризации:

• сведения о дебиторской задолженности (торговая кредиторская задолженность;
• наименование должника (кредитора) в случае указания на уплату обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации;
• сведения о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам) в бюджеты, отраженные по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, на которые подлежит перечислению задолженность;
• номер бухгалтерского счета;
• общая сумма задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденная дебиторами (кредиторами), не подтвержденная дебиторами (кредиторами), а также сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Такая инвентаризация подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, проводящего инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям

Инвентаризационная ведомость расчетов доходов (ф. 0504091) используется для отражения результатов инвентаризации расчетов доходов (доходов) учреждений.

Такая опись составляется комиссией учреждения и отражает на дату проведения описи:

• бухгалтерская информация;
• номер бухгалтерского счета;
• общая сумма задолженности плательщика («всего»), в том числе подтвержденная должником, не подтвержденная должником, а также сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Указанная инвентаризация подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, проводящего инвентаризацию.

Порядок составления инвентаризационного приказа по основным средствам

Этот процесс состоит из нескольких взаимосвязанных этапов. Рассмотрим наиболее важные из них ниже:

1. Заполните поле полного названия компании (ИП). Затем к структурному подразделению прикрепляется ОКПО и номер, дата приказа о проведении инвентаризации.

2. Утверждение сути мероприятия и точного состава персонала. В особом порядке появляются их инициалы. При перечислении их имена и отчества могут быть сокращены.

3. Определение сущности контроля и места его осуществления в конкретном подразделении. Важно своевременно выявить причины, связанные с необходимостью подсчета запасов и ТМЦ. В качестве одного из примеров проведения инвентаризации можно назвать факт хищения имущества со складских комплексов.

Проверка осуществляется в связи с точными датами начала и окончания инвентаризации. Это объективная оценка состояния объекта.

Шаг 4. Последний – определить крайний срок сдачи отчета в бухгалтерию по результатам сверки, подписать его у руководителя, назначившего проверку.

Что нужно сделать до начала инвентаризации, подробно объяснили «КонсультантПлюс» эксперты. Если у вас нет доступа к правовой справочной системе, получите пробную демо-версию и бесплатно обновитесь до готового решения.

Пример заполнения приказа по форме ИНВ-22 приведен ниже.

Зачем она нужна

проведение внеплановой инвентаризации (ВИ) помогает закрыть задачи:

• узнать, сколько ТМЦ и ОС на самом деле;
• сравнить реальные значения и указанные в документах;
• переписать бухгалтерский баланс и составить его заново;
• найти УК, не числящиеся на счетах компании и не задействованные в производстве;
• анализировать затраты и находить пути их снижения;
• корректировка счетов;
• выявить недостатки и излишки, изучить их причины;
• контроль хранения.

МЫ полные или выборочные, все зависит от того, что решит руководство. Обычно расширенная проверка уместна, когда кто-то из сотрудников подозревается в краже или после ДТП. В ограниченной версии засчитывается только определенный комплекс, мастерская, кладовая — часть от общего количества ценностей.

Плановая и внеплановая инвентаризация: отличия

Основное отличие заключается в дате. Для запланированного мероприятия число и месяц известны с начала года, выполнение является обязательным требованием для деятельности компании, вне зависимости от обстоятельств. Постепенно рабочие готовят все к мероприятию, считают какие-то группы товаров, все перекладывают и систематизируют, чтобы потом просто посчитать. С одной стороны, это дополнительный заказ. С другой стороны, это отличная возможность просто создать видимость наличия сотен копий. Если человек украл, ничто не помешает ему скрыть результаты своей деятельности, чтобы продолжать действовать в том же духе.

Незапланированный пересчет характеризуется срочностью и неожиданным началом. Внеплановые инвентаризации проводятся в случае необходимости уличить работника в мошенничестве, найти скрытые склады излишков продукции и выявить пересортировку. Дата не разглашается заранее, равно как и частота не устанавливается — всякий раз, когда руководство решит, что это необходимо.

Это не отражено в принципах бухгалтерского учета компании, не вписывается в контрольно-ревизионную работу до начала процесса.

В ряде случаев его инициируют при выявлении внешними аудиторами или специалистами аудиторской компании существенных несоответствий в количестве и видах ОС, ГП или финансов. То же самое делается при установлении факта нарушения законодательства, незаконного списания денежных средств.

Инвентаризация при составлении годовой отчетности

Порядок, сроки проведения инвентаризации и объекты, подлежащие проверке, определяются принципами бухгалтерского учета предприятия. На этом основании ежегодно издается приказ о проведении инвентаризации, как правило, в конце года, до направления годовых итогов деятельности компании (за исключением случаев, когда необходимо провести внеплановую проверку по обоснованной ситуации). Проведение инвентаризации регулируется ст. 13 Закона № 57-З1. Цель такого мероприятия – получить реальную картину наличия активов и пассивов компании.

Комиссия обеспечивает:

• Проверить имущество и списать активы, утратившие свое назначение и морально устаревшие.
• Превентивные функции, для своевременного выявления злоупотреблений в компании.

Требования к инвентарю определяются следующими законодательными нормами:

• Закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 (ред от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете».
• Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (с изменениями от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний …».
• Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н (с изменениями от 24.12.2010 и изменениями от 07.08.2016) «Об утверждении Положения о… о бухгалтерском учете …».

Инвентаризация проводится:

1) Все имущество общества, независимо от его местонахождения, в том числе:

• Товары.
• Основные средства.
• экономическое состояние.
• Готовые изделия.
• Активы нематериального характера.
• Акции, как производственного характера, так и другие.

2) финансовое состояние общества, в том числе:

• Резервные фонды.
• Дебиторская и кредиторская задолженность компании.
• Банковский кредит.

Инвентаризации подлежат не только товарно-материальные ценности предприятия, но и товары, предназначенные для переработки, а также предметы, находящиеся в аренде или на хранении.

(Видео: «Как создать инвентаризационный ордер?»)

Пошаговая инструкция по составлению приказа о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22

Для издания приказа о проведении осмотра ТМЦ предлагается использовать форму № ИНВ-22, разработанную Госкомстатом РФ № 88 от 18.08.1998. Эту форму можно использовать вне зависимости от плановой или внеочередной инвентаризации.

Алгоритм заполнения бланка данного распорядительного документа заключается в следующем порядке:

Шаг 1. Заполните соответствующую колонку:

• Наименование организации или индивидуального предпринимателя с указанием ОКПО.
• Наименование структурного подразделения, в котором проводится инвентаризация ТМЦ.
• Номер приказа и дата заполнения документа.

Шаг 2. Назначается комиссия для проведения инвентаризационной проверки, в которой указываются:

• Места для инвентаризации имущества.
• Должности и ФИО руководителя рабочего комитета.
• Должности и ФИО членов комиссии.

Шаг 3. В этих полях вы заполняете данные о:

• Наименование имущества, подлежащего инвентаризации.
• Дата начала и окончания проверки.
• Причина проверки.

Этап 4. Этот этап является последним. Здесь вы должны ввести:

• Куда подавать итоговые документы для инвентаризации.
• Сроки подачи итоговых документов.
• Подпись директора компании.

Запись. После заполнения всех полей формы заказа документ необходимо зарегистрировать в книге заказов. При изданном приказе необходимо сделать так, чтобы все лица, указанные в нем, были известны под роспись.

Заполнение полей формы ИНВ-22

оформление заказа (распоряжения) о проведении инвентаризации – чрезвычайно простая процедура. В шапке необходимо ввести ОКПО и наименование структурного подразделения, если речь идет не об общей инвентаризации или переоценке, а об отчетности по имуществу отдельного филиала. Если планируется проводить проверки в нескольких подразделениях, ИНВ-22, а также формы, связанные с ним, составляются для каждого.

Объектом инвентаризации могут быть основные средства, товарно-материальные ценности, задолженность, объекты завершенного или незавершенного строительства, объекты на хранении и так далее

В качестве причины планового запаса указываем «контрольная проверка» или непосредственно «плановый запас». Если происходят кадровые изменения — «смена финансовых управляющих» или «реорганизация». Завершено решение и по делам о переоценке.

В случае смены ответственных лиц указываются кладовщики, кассиры и другие специалисты, работавшие на момент проведения проверки.

Время оценки должно быть точным. Дата начала не может быть раньше даты документа.

После заполнения ИНВ-22 его необходимо внести в учетную запись по форме ИНВ-23. Но результаты проверки заносятся в протокол по форме ИНВ-25. Эти документы могут остаться в структурном подразделении или быть переданы (в случае, о котором мы говорили выше).

Особенности

Перед началом все материально ответственные сотрудники, чьи подразделения будут участвовать в перерасчете, готовят квитанции. В них должно быть указано, что на день ВИ все отчеты подготовлены и готовы к проверке. Затем они создают порядок, в котором решают:

• состав комиссии;
• период времени;
• сцена.

Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Это становится основой для всех действий.

Заявлять о необходимости могут не только руководители компании, но и:

• следователи;
• суды — в соответствии с указом;
• головной офис — если это дочерняя компания или филиал.

Кто входит в инвентаризационную комиссию

Это постоянные участники собраний или нанятые люди из других фирм, специализирующихся на аудите.

Если у руководства нет подозрений или фактов о хищениях, в качестве проверяющих приглашаются сотрудники администрации и бухгалтерии. Им проще потом соотнести полученные данные с информацией из базы данных, анализ будет выполнен в несколько раз быстрее. Допустимо привлечение материально ответственных лиц из проверяемого подразделения, но это делается не всегда.

Окончательный состав утверждается руководителем организации. Перед началом работы необходимо организовать собрание членов будущей комиссии. В нем излагаются цели и задачи, которые необходимо достичь, обсуждаются правила выполнения.

Сроки проведения внеплановой инвентаризации

Перед началом процедуры бухгалтерия должна подготовить ряд документов – сводные задания, различные промежуточные действия и описи.

Даты и время реализации не разглашаются, сотрудники узнают о них сразу за два дня до мероприятия. В зависимости от размера компании он может длиться от 1 до 20 рабочих дней. В это время цех, структурное подразделение или вся организация не работает — не принимает и не отправляет продукцию, не производит ее. Процессы могут быть возобновлены только после завершения и выполнения сборочных задач. Это необходимо для того, чтобы отклонение можно было быстро найти и изучить в случае пересчета.

Место проверки инвентаризации

Зависит от сорта. Если документально, то осуществляется непосредственно в бухгалтерии. При натуральном члены комиссии сначала пересчитывают фактическое количество изделий, а затем сравнивают их с данными в программе.

Важно, чтобы было установлено правильное программное обеспечение, позволяющее синхронизировать остатки на складе и в бухгалтерии. Тогда вероятность совершения ошибки будет ниже, но полностью исключить ее нельзя из-за человеческого фактора и вероятности выхода оборудования из строя. Такие программы помогают рассчитать фактические количества товаров и готовой продукции, сырья и основных средств.

Основные задачи и периодичность проведения инвентаризации на предприятии

Проверка фактического наличия имущества организации, ее финансовых обязательств на конкретную дату и сверка с данными бухгалтерского учета — инвентаризация.

Основные задачи проверки:

• проверить отражение всех хозяйственных операций в БУ;
• контроль за своевременностью расчетов по уплате налогов, пошлин, обязательств и договоров;
• выявление неиспользуемых материальных активов;
• контроль сохранности имущества;
• выявление ошибок;
• проверить правильность отражения данных в БУ и т.д.

Основная задача ревизии – выяснить, соответствует ли фактическое имущество, сумма долга данным бухгалтерского учета.

Сроки проведения инвентаризации, их количество и объекты определяются руководителем предприятия и определяются приказом УП организации. Кроме того, законодательством предусмотрены ситуации с обязательными проверками.

Инвентаризация должна проводиться:

• при передаче имущества в аренду, продажу, выкуп;
• при реорганизации или закрытии организации;
• при обнаружении фактов нецелевого использования, порчи или хищения имущества;
• перед подготовкой годовой отчетности;
• при замене одного или нескольких финансово ответственных лиц;
• из-за природных условий.

С какой целью проводится инвентаризация на предприятии?

поводами для проведения инвентаризации также могут быть:

• требования к судебно-исполнительным органам;
• ревизии, ревизии;
• изменение физических свойств стоковых товаров.

Иногда проводится опись имущества, не принадлежащего компании. Это предметы, которые сдаются в аренду или хранятся.

Инвентаризация проводится на предприятии не реже одного раза в двенадцать месяцев. Основная задача – проверить соответствие данным бухгалтерского учета и фактическое наличие имущества и обязательств. Для проверки менеджер готовит заказ, собирает комиссию.

В процессе сверки данных места хранения физических активов опечатываются. По окончании инвентаризации составляется акт, куда заносятся результаты. Он подписывается всеми контролерами и отправляется в бухгалтерию.

О том, как провести обзор основных средств в программе 1С Бухгалтерия, вы можете узнать из этого видео ролика: